时间管理:高效职业人士必备技能(节选)

来源:百度文库 编辑:16楼社区 时间:2019/10/18 03:39:51
【课程名称】 时间管理:高效职业人士必备技能
【课程编号】 A06
【所属体系】 个人发展类
【主讲专家】 刘敏兴
★课程提纲
——通过本课程,您能学到什么?
第一讲  时间的真谛
1.时间的意义
2.时间运用的种类
3.时间分配的方式
4.时间价值说
第二讲  对时间管理的认识
1.时间管理概述
2.第一代时间管理
3.第二代时间管理
4.第三代时间管理
5.第四代时间管理
第三讲  第四代时间管理
1.第四代时间管理的要素与核心
2.人生的四种需求与能力
3.现代时间管理强调自然法则
第四讲  时间管理的心态
1.如何进行心理建设
2.运用时间时应注意的层面
3.如何区分事情的轻重缓急
第五讲  目标设定与时间管理
1.目标设定的意义
2.有效目标的特质
3.目标的种类与作用
第六讲   时间管理规划
1.目标搜寻
2.时间规划
第七讲  时间管理 80/20规则
1.决策的必要性及80/20规则
2.授权的基本原则
第八讲  浪费时间的外在因素之解决方法(一)
1.浪费时间的外在因素
2.电话干扰的解决方法
3.不速之客的解决方法
4.用人不当的解决方法
5.社交困难的解决方法
第九讲  浪费时间的外在因素的解决方法(二)
1.浪费时间的外在因素
2.权责混淆的解决方法
3.沟通不良的解决方法
4.进度失控的解决方法
5.资料不全的解决方法
第十讲   浪费时间的外在因素的解决方法(三)
1.浪费时间的外在因素
2.会议耽搁的解决方法
3.文件复杂的解决方法
4.工作搁置的解决方法
5.安排旅行的解决方法
第十一讲  浪费时间的内在因素的解决方法(一)
1.浪费时间的内在因素
2.危机应付的解决方法
3.计划欠妥的解决方法
4.贪求过多的解决方法
5.事必躬亲的解决方法
第十二讲  浪费时间的内在因素的解决方法(二)
1.浪费时间的内在因素
2.条理不清的解决方法
3.欠缺自律的解决方法
4.无力拒绝的解决方法
5.做事拖延的解决方法
第十三讲  依靠高科技竞争的时间管理
1.何谓快 准 空 多 闲
2.如何运用快 准 空 多 闲
第十四讲  管理时间 = 管理自己
1.时间的价值
2.轻松管理时间五步骤
第十五讲  妨碍时间管理的四种观念与时间管理的策略
1.妨碍时间管理的四种观念
2.时间管理的策略
第十六讲  培养管理时间的好习惯
1.如何培养管理时间的习惯
2.时间管理的法则
第十七讲  个人成就篇——高效的秘诀---授权之道
1.为什么要授权
2.授权的类型
3.授权的原则
4.如何接受授权
第十八讲  如何有效地组织会议
1.需要开会的四种情况
2.召开会议
3.会议开始
4.主持会议
5.控制会议
6.会议记录
第十九讲   时间规划系统
1.目标的时间规划
2.达成目标的条件
3.时间规划系统
第二十讲   运用时间的规划
1.日计划的五步骤
2.高效的时间管理
第一讲:时间的真谛
【本讲要点】
时间的意义
时间的划分
时间的运用
时间的价值
故事给我们的启示
时间的重要性
小故事
有两个人,到非洲去考察。他们突然迷路了,正当他们在想怎么办时,突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来,其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说:“没用啊,你怎么跑也没有狮子跑得快。”同伴说:“嗨,你当然不知道,在这个紧要关头最重要的是我要跑得比你快。”
这个故事让人联想到:人们正处在一个激烈竞争的世界,你必须参与一场人生的竞赛,而这场竞赛的对手可能是你的同事,也可能是你生意场上的对手。然而,不管怎样竞争,最让你感到束手无策的一样东西——时间。时间就好比故事里的狮子一样,怎么跑也不能跑得比它快。你不断地去尝试走在时间的前面,例如平时做事要快一点,把工作时间延长一点,但是久而久之,到了极限,你就会变得心力交瘁,最后还会感叹到:
什么都做不到,甚至会说没有时间。虽然你经常抱怨没有时间,但是你确实从早晨忙到晚上,甚至废寝忘食,忙到没有家庭观念,没有休闲活动。但回头来看,你仍感到非常地沮丧、无奈甚至焦虑,感到时间还是不够用。
【自检】
请回答下列问题:
(1)你的时间够用吗?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(2)你如何看待以下问题?
时间就是金钱吗?                时间=金钱
金钱对你的意义重于时间吗?      时间<金钱
时间对你比金钱更有价值吗?      时间>金钱
你选择哪一种答案?_____________________________
相信每个人答案是不尽相同的。
【案例】
曾经有一家顾问公司对100名经理人做过一次调查,结果表明:
仅有1人认为有足够的时间;
10人认为需要10%的额外时间;
40人认为需要25%的额外时间;
其余的人认为需要多于50%的额外时间。
从这个数据可以感觉到,很多人需要有更多的额外时间。
事实上:
●时间不只是金钱;
●时间比金钱更有价值;
●时间就是生命。
时间的运用
时间运用分为几类时间:大块时间、首要时间、零碎时间、固定时间、安静时间、弹性时间、交通时间。
1.大块时间
你每天都要用一大部分的时间来完成当天重要的事情,大块的时间至少需要两个小时。其实也可以分散地安排大块时间,这样安排时间你便会觉得身心愉快,且会产生一种成就感。
2.首要时间
一日之际在于晨。
首要时间与大块时间接近,它指每天早晨的那段时间。有人把早晨的时间用来进修,有人把早晨的时间用来运动,有人把早晨的时间用来做一些重要的思考,因人而异。
3.零碎时间
零碎时间看起来好像不太重要,但是这种时间如果能够把它积少成多,化零为整,把那些小块时间充分利用起来,以很少的时间来做一些小事,坚持下来,也是非常可观的。零碎时间称为时间的存储器。
4.固定时间
如果觉得某项工作在某个时段内进行效果最好,把它固定下来,就称为固定时间。
5.安静时间
读书也好,工作也好,是否能够专心有效,环境的因素是很大的,不少办公室都感觉到非常吵闹,工作经常受到干扰,这时可以由大家互相来约定,安排一段安静的时间。
6.弹性时间
每一项工作都需要时间,最好是留有弹性,即预估的时间应该稍微宽裕些。可以在两三项工作之后,安排一个弹性时间,来弥补以前还没有做完的事情,或者说是留作被干扰以后的调节时间。弹性时间不能够太长,10分钟甚至20分钟是比较适当的。
7.交通时间
一般人对交通时间都是用两个字来形容:抱怨,特别是居住在大城市或者都市里的人。
所以要工作有效率,就要学习如何去缩短或利用你的交通时间,例如早点出门,晚点回家,选择走哪条路线,坐车的时候你还可以思考一些问题,可以听听音乐,看看书,充实自己。
时间的划分
时间可以花费在不同的事情上,因此就有了工作或学习时间、休闲时间、家庭时间、个人时间、思考时间等。
1.工作或学习时间
时间用在工作,或用在学习上,称为工作或者学习时间,它是为了谋生以及充实生活。
学习是谋生前的准备,或者是工作时的进修,也是为了充实生活。工作并不是你生命的全部,活到老、学到老的终身学习的观念已经来临。学习的重要性与日俱增,每个人都必须抽出一部分时间来学习新知识或者熟悉新事物。
2.休闲时间
休闲时间包括休息、睡眠及体育活动。人生就像马拉松比赛一样,你别一开始就猛冲,浪费甚至透支了你的体力,要懂得放松,要养成一种良好的睡眠、休闲以及运动的习惯,才能把每一个人的身体状况调整到最佳状态。
3.家庭时间
家庭是你休息最佳的避风港,只有家人与你没有所谓的利害关系。你要跟家人真心地相处,不要到了需要时你时才回家,你才懂得去珍惜亲情。
4.个人时间
个人时间是用来修身养性、充实自我的,是完全属于个人独自享受的时间。个人时间就是自己跟自己约会的那种时间。每个人不论是求学还是工作,甚至在家中,都有一种不允许被侵犯的个人时间,利用这些时间人们可以充实自己。
5.思考时间
思考时间就是思考未来的时间。思考时间可着重用在计划自己未来的发展,也可用在反省以前自己所做的事情是否正确,是不是值得等。思考如何再改进,如何再调整,如何让自己变得更好,而不必特别为了什么目的思考,可以天马行空地去想象,可以胡思乱想,如果发现了一些好的想法,或者是一些好的理念就应该立刻把它记下来。
时间的价值
时间的价值基本上分两种,一种叫做无形的价值,另一种叫做有形的价值。
无形价值
时间的无形价值是把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方面,建立工作关系、家庭关系、人际关系等。你为此花掉时间,但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的,这叫做无形的价值。
有形价值
时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系,会在以后带来有形的报酬。例如你是一名销售人员,拜访客户,跟客户建立关系,最后与客户达成交易,你定会有报酬。
◆时间具有有形和无形的价值。
◆浪费自己的时间,等于是慢性自杀。
◆浪费别人的时间,等于是谋财害命。
其实:
●时间对每个人都是平等的;
●每个人都有相同的时间;
●但时间在每个人手里价值却不同。
【自检】
你的时间价值是多少,你计算过吗?请根据下表来计算一下你的时间价值:
你的时间价值几何
年收入
(万元)
年工作时间
(天)
日工作时间
(小时)
每天价值
(元)
每小时价值
(元)
每分钟价值
(元)
1
250
8
40
5
0.08
2
250
8
80
10
0.16
3
250
8
120
15
0.25
5
250
8
200
25
0.42
10
250
8
400
50
0.83
你的时间价值:
每天________________元
每小时________________元
每分钟________________元
那么,人们该如何管理时间,让自己的时间增值,让自己更有成就?
可以支配的时间就是财富本身。
——马克思
世界上最珍贵的东西就是时间。
——爱迪生
人类都忽略了时间的可贵,失去它,才懊恼不已。
——伏尔泰
要充分利用时间,每一事务都要安排时间。
——富兰克林
时间是最高贵而有限的资源。
——彼德·杜拉克
【总结】
本讲主要从时间的意义、特征、功能、价值以及时间运用几个方面,阐述了时间的真谛。时间不只是金钱,时间比金钱更有价值,时间就是生命。时间具有无形的价值和有形的价值。时间对每个人都是平等的,每个人都有相同的时间,但时间在每个人手里价值却不同。因此珍惜时间才是你生命中最重要的事情。学习时间的管理是非常必要的。
【心得体会】
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第二讲 对时间管理的认识
【本讲要点】
时间管理的定义与目的
时间管理理论的历史演进
时间管理的定义与目的
时间管理定义
◆时间就是生命,时间就是金钱。
◆人们往往是重视生命,乐于理财,而忽略了时间管理。
◆善用时间,就是善用自己的生命!
时间管理是在日常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧,引导并安排管理自己及个人的生活,合理有效地利用可以支配的时间。
时间管理的目的
时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作,达到“三效",即效果、效率、效能。
效果,是确定的期待结果;
效率,是用最小的代价或花费所获得的结果;
效能,是用最小的代价或花费,获得最佳的期待结果。
图2-1   时间管理的“三效”关系
【自检】
描述一下你今天的主要工作,是否达到了“三效",即效果、效率、效能。如果没有,你将如何改进?
时间管理的目的
特点
是否达到
如何改进
效果
确定的期待结果
效率
以最小的代价或花费获得结果
效能
以最小的代价和花费获得最佳的期待结果
以上效果、效能、效率三个主题,需要你慢慢地在心目中反省、检讨,找到你生命中的那种真正的具有人生方向、又有价值观的东西。
时间管理理论的历史演进
学习时间管理,首先了解一下时间管理理论的历史演进。因为科技发展的过程中,每一个人追求的就是更好的效率、效能、效果。在追求的过程中,如何去节约更多的时间,如何把时间投入到最有效率的结果上,历史上曾存在几种方式,这种方式间发生的变化就好像一个历史的演进。
第一代时间管理理论
基本是备忘录型。一方面顺其自然,另一方面也会追踪时间的安排。备忘录管理的特色就是写纸条,这种备忘录可以随身携带,忘了就把它拿出来翻一下。如果今天一天结束完成了大部分的事情,就可以在备忘录上划掉,否则就要增列到明天的备忘录上。这就是第一代时间管理,叫做备忘录的时间管理。
这种时间管理的优点是:重要的事情变化时的应变力很强,是顺应事实的。另一个优点就是没有压力,或者压力比较小。备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。
但备忘录管理没有严整组织架构,比较随意,所以往往会漏掉一些事情。忽略了整体性的组织规划,有时候会面临一种好像在应付状况或者在应付一些工作上的事情,这是第一代时间管理的缺点。
第二代时间管理理论
强调的是“规划与准备”,特色是记事簿。特点是制定时间表,记录应该做的事情,表明应该完成的期限,注明开会的日期等等。
这种管理模式优点是追踪约会以及应该做的事情。通过制定的目标和规划完成的事情达成率比较高。
缺点是容易产生凡事都要安排的习惯,找不到思考的空间。
第三代时间管理理论
主旨是“规划、制定优先顺序,操之在我”。这一代的管理强调的是价值,制定中长短的目标以期实现一种价值观。因此它的特色就是将每天活动,写在纸上或者输入计算机,详细地规划各式各样的规划表或者组织表。它主要是为了提高工作和生活效率。
第三代时间管理的优点是比较强调价值观,以价值为依据,或者以价值为导向的一种生活工作的方式。它能够发挥长期、中期或者短期目标的效果,也能透过每天的规划,安排优先的顺序,可以提高生产力;它的效率比较高,可以感到井然有序。
第三代时间管理的疏忽表现在忽略了自然法则,缺乏远见。因为它是以价值为导向,你要得到这些东西,你认为这是你生命中最重要的,所以在安排上往往会有些疏失,其实价值观未必是自然法则。
第四代时间管理
强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论。这种管理法则超越传统上追求更快、更好、更具有效率的观念,它不是换一个时钟,而是提供一个罗盘,因为人走的多快是一回事,方向对才是最重要的。怎么走,不是求快,而是怎么向未来的目标接近。
这种管理理论强调的是每一天的行动,每一个时段的行动,都要与未来的目标很接近,所以它强调的是一种方向,也叫做正北理论。
表2-1  时间管理理论的历史演进
理论的演进
特点
优点
缺点
第一代时间管理
备忘录型
应变力很强没有压力
随意忽略整体规划
第二代时间管理
记事簿规划与准备
追踪约会事件达成率比较高
产生安排的习惯
第三代时间管理
强调价值规划、制定优先顺序
以价值为导向提高生产率
忽略了自然法则缺乏远见
第四代时间管理
自然法则和罗盘理论
效率方向对
在你的生活过程当中,每一个决定不是离开你人生的目标很远,就是离你人生的目标很近。所以你每一个时刻都在做选择,每一个时刻都在做决定。
【总结】
本讲主要阐述了时间管理的定义及时间管理的目的,时间管理理论的历史演进,对四代时间管理理论的特征、优点和缺陷分别作了阐述和分析。时间是每一个人生命的一部分,时间对所有的人都是平等的,关键是如何规划,如何进行有效的时间管理,要从内心深处找到你生命的价值。
【心得体会】
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第三讲  第四代时间管理
【本讲要点】
第四代时间管理的要素与核心
完成人生的四大需求与能力
自然法则
第四代时间管理的要素与核心
第四代时间管理的要素与核心是:改变的是思想而不是行为,是一种思维方式的变革。这种时间管理强调的是一种人生的远景,而这种人生远景的一个宗旨就是要学习怎么去思考未来,所以它是一种改变,这种改变是一种思想的改变,而不是行为的改变,是一种思维方式的变革。
掌握时间是迈向成功的秘诀:
◆时间是珍贵的资源;
◆时间是珍贵的日用品;
◆时间是你生命的基础;
◆没有时间,你什么事都做不成。
怎样才能掌握时间呢?
●决定哪一件事情必须马上去做;
●暂时把其他的事情抛开;
●把你的全部精力投入到这项活动。
时间的定义
时间是什么?韦氏大辞典中的定义是这样的:
◆时间是由过去、现在及未来构成的。
◆时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。
图3-1  时间的过去、现在和未来
时间的基本元素
时间的基本元素是事件,是过去的事,现在的事和未来的事。时间是由每一个时间的事件构成的。
图3-2  单个时间和时间的过去、现在和未来
时间管理的关键
时间管理的关键就是事件的控制,即把每一件事情都能够控制得很好。时间管理是日常事务中执行的一种有目标的可靠的工作技巧,例如,如何安排你的生活,怎样去规划你的职业生涯或者工作的步骤,关键是合理有效地利用可以支配的时间。
很多人都有一句口头禅,请他帮一个忙,或者有什么事情找他,一般他总会讲:我没有时间。
那他到底什么时候有时间呢?成功与失败最大的差异性:失败者总会说,我没有时间。而一个成功的人,他一定会说自己能腾出时间来。这就是成功与失败最大的差异性。
赢得时间,就可以赢得一切。因为时间管理的关键就是事情的控制,所以能够把事情控制得很好,就能够赢得时间。因为时间就是生命的本身,连自己生命本身都管理不好,还能管理些什么呢?
【管理名言】
不能管理时间的人,就不能够管理一切。
——彼得·杜拉克
时间管理的基本思路就是让自己活得更快乐,因为人生的过程中,不是快乐就是痛苦,所以时间管理的基本目的就是更能够活出你自己,有意识地掌控你自己的生命,这叫做自己做决定。而不是为他人生活,不是为了某一项事情,或者成为被别人利用的一种工具。
学习时间管理的理由
◆时间是不能储存的
◆时间不会停止
◆时间也不可能增加
◆时间无法转让
◆时间是租不到,买不到,也借不到
时间是一种心态、心境的表现,你如何看待时间,如何运用时间,就是心态和心境的表现。良好的时间管理,是一种习惯的养成。有的人去锻炼,重视他的身体健康,他早晨起来去运动或者锻炼,他就是在善用每一天的这个时段,这是一种好习惯。有的人有固定思考的时间,把这个时间运用在规划未来上,这也是一种运用时间的好习惯。
走出时间管理的误区
在时间管理中,存在许多误区。那就是忙、盲、茫。要走出时间管理的误区,就要抛开这三个字。
不要瞎忙,也不要去乱忙,甚至也不是那种茫茫然,走出时间管理的误区就是马上行动,调整好心态,调整好自己的思想,改变你的心境。
完成人生的四大需求
健康的定义
世界卫生组织1948年对健康的定义:一个人的健康是精神的、物质的、心理的以及社会文化的平衡,包括心理健康、精神健康、物质健康、社会文化的健康。生理、心理、社会文化以及精神达到了一种完善,而且是一种非常安适的状态,这叫做健康。
图3-3  健康的图解
人生的需求
1.人生的四种需求
心理的需求,物质的需求,精神的需求,还有一种社会文化的需求,是人生的四种需求。这四种需求产生一种互补的作用,带给人们的是内在的和谐、满足与快乐。
图3-4   人生的四种需求示意图
在学习时间管理的过程中,首先要建立一个全方位的概念,就是你的心理层面、社会文化层面、精神层面一定要健康,同样物质层面也是能够满足的。只有这种健康满足了,才能够提升到和谐、快乐,所以要学习从工作中去寻找工作的意义。
例如,为什么要做销售工作,销售工作是除了那种物质的满足外,还有什么?你可能学到的是人际关系的拓展,学到了怎么样去跟别人沟通,同时也学到了怎么样去表达自己,如何去安排时间等等。也就是说,要从工作中去找到它的意义。从人际关系中,使自己能够成熟或者成长;在人与人之间相处的过程中,学会接纳别人,学会尊重别人。
【自检】
描述一下你的工作,从工作中你获得哪些收获?是否满足了你的物质需求、精神需求、社会文化需求以及心理需求?
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2.宁静的心灵
人生的四种需求,是相互依存的。把物质的需求、精神的需求、心理的需求、社会文化的需求,四个重叠,找到最重叠的那部分,就是心灵。
图3-5  人生的四种需求重叠图
追求成功之道里有宁静的心灵,健康与获利,爱的关系,财富的自由,自我肯定,自我实现,自我目标设定等等。很多人都认为,追求成功最重要的是宁静的心灵,四种需求重叠的部分其内在的力量就是一种心灵的平静。这种平静,好像是轴心点,以此扩散到四大需求,又好像化学实验一样,既能够融合大家,又能够分散出去,产生一种由内而外的燃烧。这就是生命过程中对自己生命的那种热忱。
◆我热爱我的生命
◆我热爱我的工作
◆我愿意对我的生命负责
这些积极的自我对话,已经展现了内心的那颗火花,就是为生命平添了光亮的热情,以及冒险的精神。所以点燃内在心灵的能量的引线,是要发挥一技之长的精神需求。怎样热爱我的生命,怎样展现在我热爱的工作之中,也就是一种个人的需求贡献的力量——我热爱我的生命,我就会对我的生命负责,我热爱我的工作,我就会为我的工作目标去奋斗,而这时,金钱、健康、学识、感情等等都已经成了你的资源,让你更有能力去满足别人的需求。社会人际关系里强调的是服务精神,假如你是一名领导,你对工作、对生命是热忱的,对自己是负责的,同时在企业中,你把生命、时间奉献给这个团队,这种付出既是一种热忱,又是一种服务,而这种服务就是去满足别人的需求。你自身的需求获得了满足以后,就能够去奉献给别人。因为你热爱你的工作、你的生命,你知道对自己的责任感,以及对团队的奉献,对人际关系的服务,生活的品质自然会提升与改变。
自然法则
著名心理学家马斯洛认为生理的需求、安全的需求、自尊的需求、社会的需求一直到自我实现的需求,构成了人的需求体系。他把自我实现视为最高层次的人生经验。但是在晚年的时候他做了一个修正,认为人生最高层次的经验不是自我实现,而是自我的超越。也就是生活的目标是超越自我。
第四代的时间管理,强调的是自然原则。原则不包括做事的原则,工作的原则,或者说对什么采取信念的原则。同样原则不等于价值,原则不等于惯例,原则也不等于宗教,原则仅是一种播种收割定律,叫做农场法则。
原  则
1.原则不等于价值
以价值观为基础的观念是传统时间管理最空幻的地方,它只是纯有价值观,就是知道时间管理是实现它的价值,只知道描绘人生的蓝图,而没有目标,缺乏的是一种真正的方向,所以原则不等于价值。
而第四代时间管理的一个非常重要的观念是客观的,不受个人价值观影响。要有高品质的生活,需将客观上的最重要的事变成主观上最重要的事。高品质的生活不是一个人能够独立完成的,唯有真诚地与他人合作才能够丰富创造你的生活。
2.原则不等于惯例
现代生活瞬息万变,你更容易抱着那种旧有的惯例、制度,希望它预测出万中不变的一面,但是新的挑战渐渐地会抹煞掉旧的方法和功效,由此导致了旧有惯例、制度的失灵。掌握原则不仅要更有效地解决问题,更重要的是,你所做的每一件事情,都要能够适应未来的生活情景。
3.原则不等于宗教
原则不等于宗教,而是一种追求生命高品质,导求真理的途径和规则,通过这些原则你才能够成长。这些观念提升了,你才能够持续地追求永恒的发展。
自然法则——农场法则
在农业上有一种播种收割定律,耕作的时序以及收割多寡,都受自然法则影响。但在谈到社会以及企业文化时,你却自以为可以顽固延续自己的传统法则,借此欺骗自己,并希望最后获得胜利。但这是行不通的。你今天真正应该做的,是为未来做准备,而不是临时抱佛脚。况且那是没有效的,所以平时就要付出努力。
无论是国家或者是个人,常常不知道自己的均衡点,这是因为很多人,不知道人与社会之间、与群体之间那种相互依存、相互依赖的关系,而正是这种相互依存、相互依赖的关系能从你自己的心灵深处,满足你心理的需求,物质的需求,精神的需求,以及社会文化的需求。只有把四个需求结合起来,把内心里那种热忱释放出来,才能够找到你真正的自己。
【总结】
本讲主要对第四代时间管理理论进行具体的阐述。首先介绍时间、时间管理的概念和意义,然后阐述了时间管理的目标——完成人生的四大需求与能力。最后介绍了第四代时间管理理论的原则——自然法则。时间管理要从自己的心灵层面,满足你心理的需求、物质的需求、精神的需求以及社会文化的需求。
【心得体会】
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第四讲  时间管理的心态
1.如何进行心理建设
2.运用时间时应注意的层面
3.如何区分事情的轻重缓急
第四讲时间管理的心理建设与优先矩阵
【本讲要点】
心理建设
时间管理优先矩阵
心理建设
心理建设的重要性社
会文化的需求如人际关系,是以某些原则为基础的,其中最重要的就是人与人之间的互相信赖。这种互相信赖,源自于宽容,或者负责、体贴、归属感等等,甚至可以说是无私的爱。在心理需求方面,很多人追求一种临时抱佛脚的幻觉,而不按部就班地让自己逐渐地成长。多数人有一种幻觉,以为人生的意义是一种以自我为中心的,追求的是自信、自我发展、自我修养,重点都是我要什么,我要做什么,而千百年来的哲学告诉人们,实现最大自我满足感来自于帮助别人。
美国一位著名的激励大师金克拉曾经说过:
●你的成就建筑在你能够服务别人的基础上。
●如果你能够协助别人实现梦想,你才能够让你自己美梦成真。
所以,生命的意义就是为了奉献。帮助别人,很多时间管理重视的都是头痛医头、脚痛医脚的方法,只能达到临时抱佛脚的效果,而内心深处的需求,却没有达到真正的满足。美满的人生是建立在一种成功的结果之上的,付出了多少才会有结果,不是棉花糖式短暂的满足,或者是短暂的成功。
要把时间管理好,首先要做的就是自己的心理建设。如果心理建设不能管理好,却去谈时间管理,是毫无意义的。
怎样进行心理建设
1.学会自觉
◆自觉是治疗的开始。
自己首先要觉醒,也就是将自己抽身出来,检查自己的思想,自己的动机,自己的过去,还有自己的先天条件,自己的行为、习惯。同时看清楚自己的社会倾向以及心理发展的轨迹,进而拉长这种刺激与汇映的时差。
2.透过良知倾听心灵内在的声音
倾听自己内心深处的声音:这一辈子到底要的是什么,希望过的是一种什么样的生活。
3.独立的意志
你在掌握你的生命,你必须要有一种独立的意志力。
心理建设的策略
1.进行心理建设的原因
世界在不断变化和更新,每天都有新的事物,新的领导者,新的发明,新的教育方法,新的市场,新的书籍,新的文学,新的电视节目,新的电影等等,每一天都在更新。你要跟得上这个时代,关键在于自己。因为人生就是你怎么样来看待你自己的,人生就注定于你对未来做决定的那一刻。
◆环境不会改变,改变之道就是你自己能不能改变你自己。
◆不是环境在创造人,而是人在创造环境。
2.进行心理建设的策略
(1)如何追求持久改变
环境不会改变,改变之道就是自己能否改变自己。人有追求快乐的选择与决定。那么怎样追求这种持久的改变呢?
◆提高你的期待,目标要高,目光要远;
◆抛开心理方面那些消极的因素,要有一种积极的、乐观的、热忱的信念;
◆从现在开始,改变你的策略,即改变你做事情的方法。
(2)如何改变策略
进行心理建设,改变策略,需要在情绪方面、健康方面、人际关系方面、钱财方面、时间方面改变策略。
①情绪方面。要学会改变情绪,因为新的事物、新的发展,会影响你的情绪。
②健康方面。你能否做一个控制情绪的人,你的未来会不会很好,来自你的身体健康,因此你要改变的是怎样去关注你的身体健康。
③人际关系方面。未来的发展有一个群体协作的趋势,所以你要学会怎样去跟别人相处,要寻求一种策略。
④钱财方面。在这个社会里,要活得更好,需要工作,工作要得到报酬,而报酬得到的是钱财,所以如何理财,也很重要。
⑤时间方面。以上4方面的完成只靠一样东西,就是时间。锻炼身体需时间,投资人际关系需时间,理财也需时间。所以时间的运用、掌握的方向是至关重要的。
心理建设的过程
1.过程
进行心理建设的过程,首先是目标,当目标确定以后,必须去行动,然后进一步端正态度。这就是成功的3A模式,强调目标、行动、态度。
成功的3A模式
目标(AIM)
行动(ACTION)
态度(ATTITUDE)
2.时间管理是一种态度
《大趋势》的作者约翰·艾兹彼特,曾经说过这么一句话:
“我们正站在一个新的起点,两千年(即2000年),这重要的一年,象征着未来,是人们为之奋斗的里程碑,变化的速度加快,知道的事情增多,因而我们不得不重省自身,再悟自己的价值观和传统习惯,而这一切,都是个人所为,个人试图改变这个社会之前,首先要改变自己。”
这就是一种心理建设的过程,其实这句话,早在1905年,一位非常有名的哲学家威廉·詹姆斯就说过:“我们这一代最伟大的革命就是发现,一个人可以由改变调整内在的心态来改变外在的环境。”
所有的结果是行动造成的,所有的行动是思考造成的,所有的思考是来自于你一念之间。
因此所有的改变是由自己的思考和意念来决定的。它这里包括哪些东西呢?
◆欲望。你要把事情做好,时间管理好,欲望是不是很强烈?
◆决定。决定做或时间管理的目标是什么?要把时间管理做好,你的目标价值,人生的方向很重要。
◆行动。时间管理是一种技巧,也是一种观念,跟行为有一定差距,必须不断地去练习,才能养成一种良好的习惯。
◆决心。时间管理也是一种决心。你下决心持续地学习,直到运用自如。如果你把时间管理好,就能够达到自我的理想,建立自我的形象,进一步提升自我价值。每个人应该把自己当成一个时间管理的门外汉,而努力不断学习。
如果每天你能够让自己节省两个小时,一个星期就能够节省10个小时,一年就能节省500个小时,这种生产力就能提升到至少25%以上。所有有成就的人,或是有成就的企业,总会把时间用在高深产业的地方,源自于他们知道时间大于金钱,时间就是他们生活追寻的一种方向。
成就感
让自己更快乐,引发内心的动机,关键就是追求成就感。要成就一件事情,一定要以目标为导向,才能够把事情做好。要把握现在,专注今天,每一分、每一秒都要好好把握。
假如你是一名销售员,这个月要做到多少业绩,那是你的目标。为实现这个目标,你必须去拜访多少位顾客。所以你的工作就是,把时间安排在产品知识和顾客的访问上,必须把每一分钟,每一秒钟利用好。
作为一名领导人物,有两个关键:
◆工作表现。有能力去完成工作,而非只强调其努力是否够。
◆重视结果。在目标导向上,还要重视结果,凡事以结果定出成绩。
所以作为领导人,或者渴求有所成就的人,首先为自己把时间管理好,在时间管理上,怎样去做到更好的服务,让更多的人感到满足,让大家都感到快乐,你就有办法去赚到更多的钱。这就如美国的激励大师金克拉所说一句话:“如果你想实现梦想,你必须学习帮助别人实现梦想,你才能够让自己美梦成真”。在时间管理的过程中,要从内心散发出诚恳、热忱,充满着快乐、喜悦,从人与人之间了解协作的重要性出发,满足别人。这些做到了,你就能得到财富,当然你的自我价值也会提高。
时间管理优先矩阵
新一代的时间管理理论,把时间按其紧迫性和重要性分成ABCD四类,形成时间管理的优先矩阵。如下所示:
图4-1  时间管理的优先矩阵
紧迫性是指必须立即处理的事情,不能拖延。重要性与目标是息息相关的。有利于实现目标的事物都称为重要,越有利于实现核心目标,就越重要。
图4-2  时间管理的重要性与紧迫性示意图
有些事情紧迫又重要,如有限期压力的计划;可能有些事情是紧迫但不重要,如有不速之客,或者某些电话;有些事重要,但是不紧迫,如学习新技能、建立人际关系、保持身体健康等。当然有很多事情不重要,又不紧迫,如琐碎的杂事,无聊的谈话等。如图4-2所示。
不同类的事情要如何去安排,时间如何加以调整,加以运用,这些事情让你去做一个什么样的人,有四种可以参考。
压力人(A),认为每样事情都很重要,很紧迫。应该做的是有条有理、有条不紊地去完成你的工作,你应该学习投资你的时间,去做一个从容不迫的人(B)。你千万不要去做那种很紧急,但不重要的,那种叫做没有用的人(C),你总在应付一些杂事,做不重要又不紧迫的事的人称之为懒人(D)。注重哪一类事务,你就成为哪一类人。
【自检】
请回答下列问题:
(1)ABCD这四类人中,你认为自己属于哪一类人?
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你要成为一名从容不迫的人,成为一名压力很重的人,成为一名无用的人,甚至要成为一名懒人的话,选择权在于你,决定权在于你。上述的情形都是决定于人们的心态,应如何看待自己,以及怎样决定让自己成为一名什么样的人,才能够适应这个社会,能够让你的未来活得更潇洒,活得更有意义。
(2)你是否是一名目标明确的人?
来一起来玩个游戏。现在给每个人都发500元钱,你可以用这些钱去买下列的每一种商品,直到把钱花完为止。同时买完商品以后,不能退货,请慎重考虑。
如果你经过认真思考,把它记下来,因为他们就是你要的东西,这些都是您的时间与精力所实现的人生目标。你来想一想看一下,这500元钱你会买什么。
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相信每个人一定会想,时光倒流200元,当然愿意买。时间大于金钱,时间比金钱更重要。你应该重新地检讨自己,确立你人生的目标。
因此你对时间的安排应该是针对性的投入与完成,能够直接帮助你在人生奋斗目标中,或者是日常生活中具体的目标,也可以帮助实现人生的目标,所以时间管理中一定要对时间善加运用或投资,因为时间永远没有办法倒流。
【总结】
本讲首先阐述了心理建设的重要性以及如何进行心理建设。第二让你更能够去体验一件事情,时间比金钱更重要。相对于金钱,时间就是你生命的本身,你应在时间、金钱、生活的这种一体的关系中去找到你人生的成就感。最后运用时间管理的优先矩阵来进行有效的时间管理。
【心得体会】
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第五讲  目标设定与时间管理
【本讲要点】
目标的设定
目标的分析(我要什么)
目标的搜寻
目标的设定
目标
目标是一种未来的远景,为了实现它,人们愿意做些努力。如果说你没有去做努力,那只不过是一个企图。
【案例】
1953年,美国耶鲁大学对应届毕业生做了一项研究调查,他们发现有3%的同学还没有毕业就设定了他们人生的目标,20年后,也就是1973年,这3%的同学比其他97%的同学更显得富裕。
这3%的同学,他们做了7件事情:
◆他们曾经很确实地写下了他们想做的事情;
◆他们列出了达成目标所得到的好处;
◆他们列出达成目标要克服的障碍;
◆他们列出了达成目标必须必备的知识以及信息;
◆他们列出了达成目标需要共同协力的团队、人员或者组织;
◆他们总结出一套行动计划;
◆他们写出了达成目标的具体时间。
另外97%的人他们没有去设定目标。原因在于:
◆他们对目标不了解;
◆他们不知道如何去设立目标;
◆对失败有一种恐惧感;
◆害怕被拒绝;
◆自我形象不佳;
◆他们对自己缺乏热忱。
要想在你的一生或者未来实现你的梦想,你必须做一件事情,那就是设定目标。
目标设定的理由
成功是什么?成功就是目标。一个人之所以会成功,是因为他设定了目标,他也有信心完成他的目标。
设定目标的理由:
◆让生活的方向有一种目标感。
◆克服懒惰的心态。
◆专心致志。
◆产生热忱。
◆区分事情的轻重缓急。
◆节省很多时间,把时间摆在最有生产力的地方。
◆可以省钱。
◆确认价值重要性。
◆有了目标以后,会提高效率。
◆有助于成长和进步。
目标设定的指导原则
时间管理跟目标的设定是一体两面的,那边是时间管理,这边是目标,目标的完成必须依靠时间去完成。
有效目标的特征
◆可以实现;
◆具体可以衡量;
◆完成有期限;
◆请教完成目标的人;
◆白纸黑字写下来,注明完成时间表;
◆具备弹性。
设定目标的五个原则
设定有效目标的原则可以用SMART来表示。
设定目标的SMART原则
Specific具体的
Measurable可以计量的
Attainment可以达到的
Reasonable合理的
Time有时间性的
目标设定的方法
目标设定是一个持续的过程。因为目标不是永恒不变的,而是有可能随时改变的,如果目标设定的内容错误或者要求太高或太低的时候,就需要重新修订。目标的修订过程中,要有意识地针对特定的准绳与方向。
1.重视书面目标
设定目标最好用白纸黑字写下来。当你的目标是白纸黑字的时候,你一定加倍地重视自己的承诺。当你重视承诺的时候,你的思考是独立的,你也在锻炼你的信心;同时,你的目标明确,会减低不必要的矛盾心理,你的目标明确,会增强你的自尊心;你的目标明确,还会使你的注意力更为专注、集中;你的目标明确,你就会做良性的决策;你有了这个良性决策以后,你才能更进一步地去创造你人生的预期;当你这些都有了,你就会得到高价值的提升。
图5-1  书面目标的设定
2.目标设定要用文字描述出来
在设定目标的时候,最好的方法就是找出10个理由,重要的不是做什么,而是为什么要做这些事情。目标是一种挑战,它能激发你的行动。目标是成绩判断标准,没有目标,就缺乏评估标准。没有目标,即使最好的工作方法也没有用。
目标设定是把你存在或者潜在的需要、兴趣、愿望或者任务,都以明确的意愿表达出来,并且用文字精确地描述出来,同时你的所作所为都瞄准这个目标。这个目标可以让你预见到未来,当你集中力量对着这个目标时,就容易产生专注,专注可以把目标变为现实。目标作为一种描写结果,重要的不是你做什么,而是为什么要做这些事。
目标的分析(我要什么)
目标的分类
目标是一种未来的远景,为了实现它,你愿意为它做些努力;如果没有努力,它只是一种企图,所以目标设定永远是以未来为取向的思考。
目标可以按照时间的长短和目标的对象进行分类。
1.以目标时间的长短分类
◆长期目标
◆中期目标
◆短期目标
2.根据目标的对象进行分类
◆家庭目标
◆健康目标
◆工作目标
◆财务目标
◆人际关系目标
◆学习成长目标
◆娱乐目标
◆公益目标
目标在时间管理中的作用
有很多的目标都等你去完成。每一天都是那么多的时间,有的人越做越好,有的人原地踏步,关键是你有没有好好地规划你的各种目标,你的人际关系目标、学习目标、家庭目标、公益目标等有没有去完善。
◆目标将有助于把力量集中在真正的重点上
如果你有意识地有目标,会将你潜意识的力量转化到你的行动上。
◆目标可以让你了解自己的目标并执著地追求
把精力集中在最重要的事情上,而不会把精力浪费在不重要的事情上。
◆可以引发你对工作强烈的自我驱动力量
图5-2  目标设定图
目标的搜寻
目标分析的原则
◆设定可以立刻转化成行动的目标
◆努力使目标清晰
目标搜寻的四个阶段
1.勾勒出生命远景
首先勾划出你的生命远景是什么,这一生到底想完成哪些事情。
2.依据时间标准区分远景目标及生命体系
依据一个时间标准区分出自已的愿望和人生目标。一开始,个人的想法是否可以实现,或者是空想并不重要。这个观点以后再作检讨。
3.职业理想的推拟
重要的是要找出什么是求生存,什么是生存决定性的准绳,进行职业推拟。
4.目标清单
开列列出清单,筛选出你认为最重要职位,这些职位是你要达到人生目标或事业目标的一个标准。第二,想一想,你的愿望和年轻时的梦,与目标是不是符合;第三,再想一下,往后推算5年到10年,有没有可能让这些目标不再是幻想,而是让它美梦成真。
【自检】
根据自己的实际情况填写下表,明确你的目标是什么,把你的目标进行排序。在你设定目标的时候要考虑SMART原则。同时说明如何才能达到你的目标?
(1)你的第一目标是什么?
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(2)你的目标彼此之间是否协调?                                □是     □不是
(3)向目标迈进时,是否有最高目标与特定的中期目标?            □是     □不是
(4)这些目标中,哪些是你自己能够做的、哪些是你必须加强的?
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(5)请你根据目标搜寻的4个阶段来设定你的目标。
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【总结】
目标是未来的远景。设定目标在时间管理中具有决定性的作用。可以说一个人之所以会成功,是因为他设定了目标,他也完成了他的目标。设定目标是要依据SMART原则。书面化目标具有很多优点。目标的种类很多,设定目标首先就要搜寻目标。搜寻目标有两个原则、四个阶段。
【心得体会】
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第六讲 时间管理规划
第一节 目标搜寻
目标分析的原则
◆设定可以立刻转化成行动的目标
◆努力使目标清晰
目标搜寻的四个阶段
1.勾勒出生命远景
首先勾划出你的生命远景是什么,这一生到底想完成哪些事情。
2.依据时间标准区分远景目标及生命体系
依据一个时间标准区分出自已的愿望和人生目标。一开始,个人的想法是否可以实现,或者是空想并不重要。这个观点以后再作检讨。
3.职业理想的推拟
重要的是要找出什么是求生存,什么是生存决定性的准绳,进行职业推拟。
4.目标清单
开列列出清单,筛选出你认为最重要职位,这些职位是你要达到人生目标或事业目标的一个标准。第二,想一想,你的愿望和年轻时的梦,与目标是不是符合;第三,再想一下,往后推算5年到10年,有没有可能让这些目标不再是幻想,而是让它美梦成真。
【自检】
根据自己的实际情况填写下表,明确你的目标是什么,把你的目标进行排序。在你设定目标的时候要考虑SMART原则。同时说明如何才能达到你的目标?
(1)你的第一目标是什么?
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(2)你的目标彼此之间是否协调?                                □是     □不是
(3)向目标迈进时,是否有最高目标与特定的中期目标?            □是     □不是
(4)这些目标中,哪些是你自己能够做的、哪些是你必须加强的?
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(5)请你根据目标搜寻的4个阶段来设定你的目标。
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时间管理规划
【本讲要点】
时间管理规划的原则与意义
时间管理规划的原理与规则
时间管理规划系统
时间管理规划的原则与意义
规划的原则
今天所做的每一种选择,以及所做的每一个决定都有两种可能性,或者两种结果:一种是离你的目标越来越近,一种是离你的目标越来越远。因此,你所做的每一种决定,离目标越近,就要去做;离目标越远,就要灵活地去修正。在这个过程中,要让你的目标规划更具合理性,就要进行时间规划。
◆时间规划是要确保最宝贵的资产——“时间”的经济价值;
◆时间规划的最高标准是将可以使用的时间投入到最有益处、最有成就的作为中;
◆时间规划最低的标准是用最少的时间去完成追求与设定的目标。
规划的意义
◆为你实现目标作准备,为你时间效率的最大化作架构;
◆在你个人的工作范围,规划使用有限的时间以达到目标;
◆规划你的工作可以节省时间。
时间管理规划的原理与规则
规划的原理
让自己认识到只有将有限的时间预算来完成你的任务,才能够达成你的目标。
规划的规则
1基本原则——60/40
60%的时间可能是在工作,你的收入来源,你的需求;40%的时间可能是完成目标所做的一些努力。如果只把你工作时间的特定部分纳入计划,就是60分。60%是你的工作,40%可能都是在延续你未来的目标。
2.行事与时间分析表
在做每一天的工作以及时间分析表时,书面记录要仔细检查,你如何以及为什么使用你的时间。
3.任务总表——行事计划表
你要达到目标,首先就把要达成的目标做详尽的描述。其次是弄清具体的任务,即任务总表。
4.规则的、系统的、执着的
根据任务总表你必须有规则的、系统的、执着地去安排事情。
5.务实的规划
你要务实,千万不要好高鹜远,只在你实际上能够处理的范围内做规划。
6.学习保持弹性
弹性是时间的计划,是用来实现目标的,而不是用来限制自己的。
时间管理规划系统
规划系统
在你的生命过程中,你有一个生命计划——生命远景,有很远的一个计划——多年计划,还有今年的目标——年度计划。你的年度计划一定要靠每一个季度去完成,就是季计划。季计划是靠月计划完成,月计划又靠周计划完成,周计划要靠日计划完成。日计划就是每日的结果,日结果一周累计起来就是周结果,周结果累计一个月就是月结果,三个月累计起来就是一个季结果,季结果以后,又有年结果,循环下来,对年的结果进行调整。同时应随时检验结果。
时间规划系统里你会找到你生命的远景,找到你多年的计划,然后拟订你的年计划,分解以后成为你的季计划、月计划等。例如,一名总经理,他的生命计划可能是要成立一个集团,他多年的计划可能是要发展多少家企业,今年的年计划必须完成多少营业额。假如今年他要完成100万的营业额,那每一季至少要完成30万到40万营业额,每一个月就要10万到20万营业额。依此类推,一周至少完成要5万的业绩,每一天要完成1万。那每一天完成了,周才能完成;周完成了,月才能完成;月完成了季才能完成;季完成了,年才能完成;年计划完成了,就等于离目标更近了,这样才能完成你的多年计划,才能完成你的生命计划。
图6-1  时间管理规划系统
时间规划系统里,日计划就是每天要花一些时间规划你的活动。你的日计划要从周计划而来。自己每天的趋势都是朝着更大的目标迈进。一天检查所有工作的来源,包括你的专案、你记载截止日期的计划、排进去的活动和应该注意的事项等。
你未来的一周应该处理的事情,首先应该决定这些事情的优先顺序然后再做周计划,这样可以对工作做一些全盘的检查,将你自己的目标系统化以后可以为新的一周做更好的准备。周计划往上延伸就是月计划。有时从比一周更长的时间范围来看,工作也是非常重要的,月计划可以提供一个宽广的视野,使你每一周计划得更有效果。它通常包含的都是下个月工作里更重要的事情。
月计划再往上就是你的季计划,一年之中固定每隔一段时间就要检查已经到期的目标,并视情况做必要的修正和改进。在每一个季度末你可以确定下一个季度的方针,并决定哪些方面任务应该取消、增加或加快。例如下一季度你可能晋升为主管,你需要接受一些主管方面的知识培训;你下个月可能要去一个地方旅游,那你必须要去收集旅游地点的一些信息资料,这些都应该安排在季计划的内容之内。
【自检】
请你根据上面的时间规划系统来设计你的时间管理规划。
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全方位检查
如果目标不明确,就没有办法做时间规划。同时如果你的目标设定还要把健康、家庭、工作、人际、理财、心智、休闲、心灵等因素考虑进来,把每一个你它目的、角色、价值观、信念诠释出来。例如,你重视健康,因为你相信健康就是财富,你知道拥有健康的身体,才可以做你能做的事情。第二个角色,你现在是一个什么层次的年龄,你在家庭里扮演的是一个什么样的角色,假如你的健康出问题的话,你可能会怎么样。你了解健康是人生最重要的一点,因此你相信不好的食物不能随随便便入口,所以你必须让我自己更快乐,更健康,而且你的健康不只是生理的健康,我还追求心理的健康。你相信,你的锻炼,你的付出,会让你的健康更得到充实,让你的健康状态变得更佳,这就是全方位的检视过程。借此去达到你的目的、价值观和信念。
图6-2  生命潜能金字塔
同时全方位的成功还包括了健康、理财、人际、家庭、心智、心灵、休闲、工作,每一个都不能少。
图6-3  系统全方位检视
表6-1  全方位检查
【总结】
本讲阐述了时间管理规划的原则与意义,时间管理规划的原理与规则以及时间管理规划系统。时间管理时间规划是要确保最宝贵的资产“时间”的经济价值。要让自己认识到只有将有限的时间预算来完成你的任务,才能够达成你的目标。运用时间规划系统进行有效的时间管理。时间规划系统就是把你多年的梦想变成多年的计划,把多年的计划设定一个目标,然后再逐步地成为我们的年计划、季计划、月计划甚至周计划、日计划。
【心得体会】
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时间管理的80/20法则
【本讲要点】
决策的必要性
帕雷托(PARETO)时间原则
运用ABC分析法来设定优先顺序
决策的必要性
优先顺序
优先顺序就是决定哪件事情必须先做,哪件事情只能摆在第二位,哪些事情可以延缓来处理,即要有意识地设定明确的有限顺序,以便执着、系统地依照这个顺序处理计划里的任务。
决策的必要性——设定优先顺序的好处
1.只做重要而且是必要的任务
在生活中,不管是工作、学习、人际关系等,你只做重要而且是必要的任务。
●作为一名职业经理人,他的工作大部分时间是用在规划、组织、用人、指导、控制上。
●作为一名销售经理,他的工作可能就是把产品的知识传授给属下,统计整个单位的业绩,走访一些重要的顾客,把下级的一些意见反映给上级等。
●作为一个销售人员,他的优先顺序就是打电话约见客户,然后准备销售的工具以及材料,到客户那去,向客户介绍产品,最后签订定单。
所以每一个人,因为他工作的角色不同,只做重要及必要的任务。
2.每一次只集中在一件
事情上每个人的角色不同,在当时的状况之下设定目标,应以每一次仍能够最完美的完成目标为原则,这样在计划周期结束时,每个人至少都处理了重要事情。
帕雷托(PARETO)时间原则
19世纪意大利经济学家帕雷托(PARETO)发现:80%的财富掌握在20%的人手中。从此这种80/20规则在许多情况下得到广泛应用。一般表述为:在一个特定的组群或团体内,这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值。
在时间管理中,在优先顺序里,也有一个PARETO时间原则,也称80/20法则。假定工作项目是以某价值序列排定的,那么80%的价值来自于20%的项目,而20%的价值则来自于80%的项目。
时间管理的重要意义在于能经常以20%的付出取得80%的成果,最后的结果占了80%的大部分。因此,在你的工作或生活中,你应该把十分重要的项目挑选出来,专心致志地去完成,即把时间用在更有意义的事情上。
表7-1  Pareto时间原则(80:20原则)
你使用或准备的时间占80%,即次要的多数问题占80%,造成的成果只占所有成果的20%;而使用或投入的时间占20%,即重要的少数问题,造成的成果却占80%。例如:作为销售人员推销时,你打50个电话,可能只有5个顾客给你相约见面,就是说你花了80%的时间在约见客户,但是只有20%的客户跟你见面。作为一个职业经理,可能你花了两个小时的时间做准备,但是会议进行可能不到30分钟,也就是说用80%的时间做准备,造成的结果是20%,但是这20%的准备造成了80%的结果。也可用下图来表示:
图7-1  80∶20原则
成果产出的过程中,使用时间的前20%(投入)造就了80%的成果(产出);相对的,使用其余80%的时间,只有20%的效果。
【自检】
一天里,你怎样去运用时间管理的80/20原则?
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运用ABC分析法来设定优先顺序
ABC分析法
ABC分析法——这个技术是来自于经验,也就是重要和次重要的任务。在所有任务的集合中,由不同任务所组成的百分比通常是固定的。字母A、B、C将不同的任务,依照它们对达成职业与个人目标的重要性分成三个等级。特别重要的称为A,比较重要的为B,不重要的为C。
ABC分析法基础
图7-2  ABC分析法
一天里最重要的一件事情,可能占很少数,称为A级任务,次等重要的B级任务不多,其他都是不重要的,是C级任务。从功能有效的达成角度去看,C级任务的成果比较低,次要任务成果平平,而重要任务的成果比较大,这就是ABC法则。
仔细回想一下,一天里实际上做的最有意义、最有成果的事情也许只有20%,大部分的时间,即80%的时间做的都不是特别重要的事情。
任务价值观
图7-3  任务价值观
消耗了20%的时间可创造80%的效益,可有时往往消耗了80%的时间,只创造了20%的效益,这叫做80/20的任务价值图,也就是说当你从事最重要的任务,用最少的作为就能够达到最大的成果。
最重要的任务A占15%,因为作为领导人的任务总和差不多是15%,而这些任务的本身价值就占达成目标贡献的65%。一个单位经理是很少的,他是关键的少数,决定了关键多数的事情,这也就是80/20规则中的A级任务。中等任务B任务,占一个领导人的综合的比例是20%,相当于它也只有20%的价值。较不重要的C任务,反而占到65%的时间,但是他的价值很小,只有15%。C任务,虽然数量多但是它的贡献很小。所以对于A任务,是必须做的,应该投入更多的时间。B任务是应该做的,而C类任务是不值得做的。
【自检】
A、B、C事件的顺序是通过比较来确认的,对于待办的许多事项,首先分析其重要性,排出优先顺序,然后分配时间,是一项有效时间管理的方法。针对你要做的事情,利用ABC分析法来管理时间。
【总结】
本讲主要阐述了时间管理的80/20法则。决策就是设定优先顺序,80/20时间法则是时间管理的重要原则,时间管理的重要意义在于你能经常以20%的付出取得80%的成果。因此,在你的工作或生活中,你应该把十分重要的项目挑选出来,专心致志地去完成,即把时间用在更有意义的事情上。要运用ABC分析法来设定优先顺序。
【心得体会】
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浪费时间的外在因素及解决方法(一)
【本讲要点】
电话干扰的原因及解决方法
不速之客的原因及解决方法
用人不当的原因及解决方法
社交闲谈的原因及解决方法
导  言
使用相同的时间,不同的人有不同的结果。在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用,其中包括外部因素和内部因素。首先分析这些干扰因素浪费时间的原因,然后针对其原因,提出具体的解决办法。
浪费时间的外部因素,包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。针对各项因素浪费时间的原因,然后提出相应的解决方法。
浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是人为的因素,而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因此,浪费时间的内在因素的解决办法就是,学习做你自己,做到自律、自控、自觉,唯有自律、自控、自觉,以诚实负责的心态来面对自己,你的工作在未来才会更有效率。
所有的解决办法只要有心,丢弃那种茫然,丢弃那种每天瞎忙,甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做计划,有心就是让自己内心有一股对生命的热爱,对工作多一份执着。
你所安排的一切事情必有两种结果,一个是离你的目标很远,一个是离你的目标很近,怎么做?关键在乎于心,关键在于你自己的选择与决定。
电话干扰的原因及解决方法
浪费时间的原因
电话干扰会浪费很多时间。许多经理人认为电话经常占据他们大量的时间。与电话有关的许多问题都牵涉到人性,牵涉到人的心理。接电话的强烈欲望不是来自电话,而是来自于人的心理,电话之所以会吸引你有很多原因,例如你假设每次电话都来的名正言顺,需要你注意,而如果你不中断自己的工作去接电话,就是不负责任的结论。你总有这种错觉,不管来电者想要做什么,他的需要都比你当时所做的事来得重要。
1.害怕冒犯别人
你之所以在不该接电话的时候接电话,而且讲电话的时间比应讲的时间要久,是因为害怕,如果不接的话会让来电者觉得不愉快。
2.希望保持消息灵通
不想漏掉任何情形,例如助理接电话时,许多管理者会下意识地停下工作旁听。
3.自我膨胀
别人打电话来向你索取资料或者信息,你会有一种好像身价不凡的感觉,这就叫自我膨胀。
4.享受社交的乐趣
有些人无法抗拒社交的诱惑,把每次电话变成社交活动的工具,还有当成现成的借口。如果你不愿意承担某项艰巨或乏味的工作,接重要的电话便可以成为光明正大的拖延时间的借口。
解决的方法
电话干扰的确会给你的工作产生干挠,带来很多时间的浪费,会影响你的时间管理,解决方法主要有阻绝干扰和集合电话。
1.阻绝干扰
很多人就是因为不了解过滤电话,不知道如何处理电话,以至于他在一天的时间里往往都浪费在接电话上。学会过滤电话,阻绝干扰有几个步骤。
(1)处理
如果有可能尽量由助理回答来电者的需求,并记下有关的信息。
(2)转接
如果助理无法处理电话,下一步就是把电话转给团队里其他能够协助的人。
(3)暂缓
如果遇到只有你能处理的状况,助理要试着写下留言,避免使你受到打扰,你可以下一步再去处理这个事情。
(4)速办
如果来电者合乎你们事先约定好的原则,紧急事或者重要人物的电话可以直接接听,速办可以把时间压缩更短。
圆滑过滤电话的一些诀窍,例如可以说:
◆(处理)你稍微等一下,我翻一下我们的档案。
◆(转接)我们的企划主任今天下午正在着手这个计划,要不要我把您的电话转给他?
◆(暂缓)我想他11点左右就可以回你的电话,这样可以吗?
◆(速办)我看我可不可以去打断他一下。
如果你没有助理怎么办?
那么,你就必须与同事互相帮助接电话,安装留言系统。如果有开关你可以暂时切断,或将电话移到视线以外,关键性的时间索性拔掉电话的插头,甚至把你的工作带到没有电话的地方。
2.集合所有电话
在某时间段把电话一起回掉,同时去做别的事情。就是说在这个时间你同时在回电话,就不会受到电话的干扰。
良好的电话交谈技巧,有几个简单的方法:
◆暗示他谈话即将结束,尽量简短扼要。
◆提到您有时间限制时,就说待会儿得开一个会,开会之前有一分钟的时间,问对方还需要任何帮助吗?
◆坦率直言:拜托,等一下我得走了,老板要我几分钟之内到达他办公室,明天见。
不速之客的原因及解决方法
突然有人来拜访你,只借用你一分钟时间可以吗?或者说你是一个经理人,你把门大开着,就是欢迎来打扰。不速之客会造成你时间管理不当。对于突然造访的不速之客,及由于敞开门户而来的不速之客,有不同的解决方法。一个高效率的现代人,要学习如何去应对不速之客。
突然造访的不速之客
1.解决的方法
突然有人来造访你,“只借用你一分钟时间可以吗?”只占用你一分钟时间,这绝不表示你会只花一分钟的时间解决问题。
应对这种情况可以有以下几个解决方法。
(1)延后处理
遇到不速之客干扰时,如果需要可以另外安排谈话的时间,即延后处理。你可以说:“对不起,我们改天或者什么时候再来讨论这件事情。”你可以当场把约定的谈话时间记在记事本上,表示你会守信用。
(2)把访客转交给别人
经常是访客来找到你,明明不是你的事情,那你可以转交给别人来处理。如果可能,鼓励部属自己去寻找答案,或寻求找其他的同事帮助。
(3)另外安排时间
可以另外安排时间,重新安排与不速之客见面的时间。要定一个时间上限,这样你可先安排好多次谈话的时间,访客在你结束见面之前也才不会感到意外,如果你对谈话的时间没有把握的话,绝对不要因为迟疑而不敢发问。
2.回答问题
对于有很多人说我可以打扰你一分钟吗?在你回答有或没有之前,永远要问:什么事?对于不速之客的问题,回答时应注意:
(1)简明扼要
如果你可以回答而不至于打断正从事的工作,千万要扼要地回答,然后双方都可以继续做自己的事情。有人到你的办公室来,你甚至可以站起来跟他讲话。如果你坐着,就是给那些不速之客机会。
(2)长话短说
一个你以为可以很快问完的问题,有时常常会变成一个比较复杂的问题,例如与访客谈了几分钟以后,你发现这个事要多花点时间,你就可以说:
◆我原以为这是个简单的问题,但现在看起来问题有点复杂了,对不起,我早该问你花多少时间。
◆我12点以前要完成老板交给我的任务,把你的事情延期到明天好吗?
◆坦率直言,你可以开门见山地说,我真的不想让你扫兴,但是我现在真没空,希望你能够见谅,或者希望你能够谅解。
门户开放的不速之客
1.浪费时间的原因
浪费时间的第二个原因就是敞开你的大门,门户开放等于是听命于别人,这种方式可以让需要找你的人都能够找到你。但是在很多情况之下,你却变成了公然欢迎别人的打扰对象,你把门打开了,不速之客当然会进来。
2.解决的方法
(1)学会过滤
◆让部属安排见面的时间。如果没有助理的时候,一开始就设好时间。
◆当这个不速之客要找你谈话时,你可以到别的办公室去谈,或者站起来说话。
◆不速之客如果是你的上司或你的老板,你要尽早谨慎地提到你正在替他进行的工作及完成期限,询问自己是否可以晚一点去他的办公室以便讨论别的事情。
(2)不要让别人找到你
不算是很好的方法但却很有效的做法就是不要让别人找到你。因为你的工作特别是你的职位越高,你的工作任务越重,你的时间就越宝贵。不让别人找到你,即不干扰别人也就不被别人干扰。
如果一个组织认为需要强化有形的门户开放政策的话,你和所有的同事就必须发挥相互尊重的精神,留意他人的作息时间,不要让自己变成干扰者。
用人不当的原因及解决方法
浪费时间的原因
在竞争激烈的社会环境里,公司改组,缩小规模,裁减人员的管理方式已经司空见惯,管理人员必须会利用较少的员工去完成较多的或至少与过去等量的工作,因为越是竞争,人手越不足,工作量就会越大。管理人员必须学会如何利用较少的人去完成更多的工作,或者说与过去等量的工作。
员工能力不足或部属欠缺完成工作的能力是浪费时间的重要原因。这意味着:
◆公司雇人程序出了错;
◆该职位提供了不正当的训练,因为不正当的训练造成员工不知道他的工作中,每一天做的最有价值的事情是什么。
解决的方法
1.教导员工善用时间
教导员工善用时间,学习良好的时间管理,告诉他们排除干扰包括来自你的干扰,并示范如何为一天设立目标,以及将这些目标排出优先次序的技巧。
【案例】
海尔公司的企业文化中强调的逐日完成计划的一种习惯,即OEC管理的日清、日结、日高。海尔教导他们的员工提高效率,今天要把今天的事情完成,而且要比昨天更进步。提高效率就是在节约时间。他们运用每日计划完成他们的工作,如果员工没有做好,主管就会要求他站在海尔公司里一种叫做6S大脚印上面,检讨一下为什么今天的工作没有完成,为什么进度没有完成,要怎么样做才能做得更好。
2.提升员工时间管理的成本意识
改善现有员工运用的情况,如果还是不足,就必须拟定一套职位管理计划,根据工作日志做一次详尽的成本利用分析。现在很多员工比较缺乏成本意识,有的人是为工作而工作,不知道得他今天的工作价值,他仅是为了这个公司而上班。所以作为主管,你必须让你的员工,你的团队里的每一个人了解时间的成本观念。你这个月做多少业绩是用多少时间完成的,你每一次的时间成本是多少,透过这种时间成本的训练去影响他们,让他们去接受训练。让员工接受良好的训练,同时你也可以带领他们完成每天的工作,对员工发挥极大的影响力。所谓开发潜能就是训练并教导你的员工了解时间的成本意识。
社交闲谈的原因及解决方法
浪费时间的原因
纯粹的社交动机用一句话来讲叫做不甘寂寞。需要改变工作的步调异常和好奇心理,渴望消息灵通,满足自我,害怕冒犯别人,无法抗拒、喜欢社交的人,工作时间在办公室里闲谈,都是造成浪费时间的原因。
解决的方法
(1)过滤访客与电话
来访的客人要让秘书首先接待,谢绝与工作无关的人员和电话。
(2)衡量办公地点是否恰当
很多大公司设置OA办公区,每人一个空间,不要造成员工与员工之间的对话,避免无谓的言谈。过去的办公室是属于开放式的,你坐在我前面,他坐在我后面,一个人讲话大家听得到,然后办公室里面你说我说他说,造成了工作效率的降低。
(3)设置一些暗示社交时间的结束技巧
社交的闲谈,如果不是跟工作有关的,要尽量保持站姿,因为保持站姿时,别人的谈话就会很快结束。如果你保持坐姿,话一讲起来就没完,浪费时间。同时不要向那些聊个不停的人让步,说话要有重点。
【总结】
本讲主要针对浪费时间的电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈四种外部因素进行分析。首先分析浪费时间的原因,然后对这四种干扰因素提出了解决之道。
【心得体会】
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浪费时间的外在因素及解决方法(二)
【本讲要点】
权责混淆的原因及解决方法
沟通不良的原因及解决方法
进度失控的原因及解决方法
资料不全的原因及解决方法
导  言
使用相同的时间,不同的人有不同的结果。在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用,其中包括外部因素和内部因素。首先分析这些干扰因素浪费时间的原因,然后针对其原因,提出具体的解决办法。
浪费时间的外部因素,包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。针对各项因素浪费时间的原因,然后提出相应的解决方法。
浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是人为的因素,而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因此,浪费时间的内在因素的解决办法就是,学习做你自己,做到自律、自控、自觉,唯有自律、自控、自觉,以诚实负责的心态来面对自己,你的工作在未来才会更有效率。
所有的解决办法只要有心,丢弃那种茫然,丢弃那种每天瞎忙,甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做计划,有心就是让自己内心有一股对生命的热爱,对工作多一份执着。
你所安排的一切事情必有两种结果,一个是离你的目标很远,一个是离你的目标很近,怎么做?关键在乎于心,关键在于你自己的选择与决定。
权责混淆的原因及解决方法
浪费时间的原因
权责,其中权是指职权,是完成你所负责工作的权利;责是责任,是谁有义务做什么工作的问题。
权责混淆是浪费时间、降低效率的一种最主要的因素。主要表现在:
◆权责问题主要是发生在工作项目的说明上,说明含糊不清就会导致权责不清。
◆权责配合不当,会浪费许多时间,甚至浪费精力。有些管理者每天都给很多员工做某件事的责任,却没有授予他们完成指示的权利。
【案例】
某公司的总经理聘用了一位秘书A,这名秘书上班不到一个星期,出差的董事长在外面打电话到总经理室,秘书A接了电话。董事长交代了很多事情叫他去办,A非常负责任,把事情都安排好了。其中有一件事情,就是帮董事长定机票。后来由于行程更改,机票又只得重新订了。
你认为这个秘书的问题出现在哪里呢?
事实上问题出在这个秘书身上。她非常负责任,但是买机票的行程她应该与董事长的秘书协商,或者把这个事情交给董事长的秘书或办公室的成员去处理。她的职责是总经理的秘书,董事长交代她买机票,她也应该买,但她应该去跟别人协调。她直接独揽完成了,这就出现了权责混淆问题。
解决的方法
(1)定期更新所有员工的工作说明,以保证他们真正的权责得到清楚的界定
(2)权责对等
◆交出职责时一定要授予同等的职权。
◆主动检讨并提供对等的职权。
【案例】
某公司销售部的一名副经理A计划对销售人员做一次培训,他直接跟外面的一些培训师资联络、讨论,甚至谈到报酬问题。可是公司的人力资源部主管B,在他的年度计划里已经安排在某一段时间对销售部的员工进行类似的培训。这就造成了权责混淆,没有做好协调工作,造成公司无谓的浪费。
公司的人力资源部要跟销售部协调。所有的培训工作应该是由人力资源部的培训主管统筹办理的。销售部要做培训,应该把培训的时间、培训的地点、师资的要求等统一交给培训部门的主管来负责。
上例中销售部要办培训,他的上级主管销售部的总监或者销售部的总经理,可能批示了,在批示之前可能以为A已经协调好了,所以公司便投入时间、投入精力。但是公司人力资源部已经安排了销售培训,而销售部又在办,所以出现了重叠培训现象。这是因为权责不明,没有充分的沟通与协调。销售部承办培训的人,没有主动地去跟人力资源部统一和协调培训事宜,造成权责混淆。因此在发生权责混淆情况时,应该主动检讨工作项目重叠的可能性。
沟通不良的原因及解决方法
浪费时间的原因
一个群体,一个团队的士气是否高昂,彼此之间的融洽度是不是良好,一个重要的原因就是沟通,沟通不良是造成浪费时间的原因。
1.不明白事情的重要性
上例中那个秘书主动承揽了一些事情,但她不明白事情的重要性,没有去沟通,造成了一些不好的影响。
2.没有时间
没有安排时间,让大家通过会议或是通过工作以外的时间来沟通,大家彼此表述一下对工作、对目标的一些看法。往往是你做你的,我做我的,彼此之间没有互通信息,甚至也不知道如何去协调。一个团队沟通不良,这个单位的主管要负完全责任。
3.没有倾听
没有学习倾听,每个人的工作都是绝对的重要,你说你的重要,我说我比你的还重要,那到底谁最重要呢?所以不知道事情的重要性,因为没有安排时间来沟通,大家对事情不了解,就是没有所谓的倾听。要知道,上帝给你两只耳朵,就是要让你多去听听别人的意见。
4.沟通的目的不明确
有沟通但不知道沟通的目的是什么,为什么事情而去交流、交换信息,或者说是去协调。沟通目的不明确也会造成时间浪费。
5.时机不当
有时候地点不对,方式不对,人不对,时机不当也很难沟通。
6.沟通的机会不够
沟通的机会不够,彼此之间在有些事情上经过日积月累,往往会有一些不良的因素存在,因此要制造便于沟通的机会。一个企业最大的责任是在做到为社会尽责任的,同时,它也在追求利润最大化,而追求利润最大化和尽到社会的责任都有一个目的,就是要让这个团队更具生产力和凝聚力,因此把时间安排好,让员工了解沟通的重要性就很重要。
解决的方法
沟通的方式有很多,有电话沟通、口头沟通、文字沟通、信件沟通等方式。训练或者培育一个人沟通的技巧,改善沟通的步骤,关键是如何去沟通,怎样去运用沟通的工具。不管用电话也好,语言也好,文字也好,应该选择什么方法和步骤,要仔细思考。
1.学习改善沟通的技巧
(1)学会倾听
在沟通不良造成浪费时间的时候,你要学习的是做一位好听众,这对每一个人都很重要。团队成员中每一个人的工作都是非常重要的,各有各的难度,但是彼此之间应该都有一个共同的目标,就是希望让这个团队、让这个公司更好。每一个人首先要学习的是接纳别人和尊重别人,做一个好听众。
(2)使用恰当的字眼
沟通时要使用恰当的字眼。
例如总务部的一个职员,马上要买一件东西,首先得到上级批示,然后去取款。假设你是一个财务人员,在取款的过程中,可能是程序错了,或者步骤错了,不能取款。如果你对他说:不行,没有签字就不能取款。那样就造成了沟通不良。使用恰当字眼,你就应该学习这样说:我非常理解你的难处,同时我也知道这个事情对你的重要性,我只是做个建议,您不妨再让你的经理签个字,如果没有问题我们马上就拨款。
(3)运用非语言式的沟通
天下有三大利器,舌尖、笔尖、刀尖。人们常常都是靠语言,但是除了语言以外还有很多可以沟通的方式,例如你可以用善意的微笑,这也是最好的沟通方式。
2.改善沟通技巧的步骤
首先弄清目的。如果你不清楚自己为什么要传达这个信息,就会表现出一种没有把握的态度而破坏了沟通的进行。
选择适当的渠道。可以用口语沟通,电话沟通,也可以发一个E-mail沟通,甚至可以私下喝杯咖啡来沟通。
尽可能以最少的干扰选择适合接收者接收的信息。传达信息特别重要的是注意自己的用字措辞,要求对方给予反馈,做个好听众,排除偏见,以开放的心态去跟别人谈话。
【自检】
在你的工作中曾发生过沟通不良的情况吗?请分析一下沟通不良的原因,并提出应如何解决。
进度失控的原因及解决方法
浪费时间的原因
进度失控造成的浪费时间就是不明白事情的重要性,不知道控制的进度工具,认为完善的计划会自行达成目标,没有加强控制及提出适当的进度报告。
解决的方法
解决的方法就是拟定计划。什么时候完成什么事情,由谁来执行,完成以后向谁汇报等程序问题,要拟定详细的计划。要求自己所有重要的工作都应该有进度报告,每一天都要控制的进度。如果你的进度没有完善,或者没有去做进一步的检查,就会造成浪费时间。
资料不全的原因及解决方法
浪费时间的原因
◆不明白事情的重要性。
◆没有系统,不知道要何种资料以及这些资料的可靠性,这种情况也会造成浪费时间。
解决的方法
◆认清事情的重要性,排出优先顺序。
◆系统强调的是有条理,有步骤,还要有组织性。所以在拟定计划作决定时,给予成果的反馈,任何资料都要派上用场,还要对资料进行归档和储存。
【总结】
本讲对权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全这四种外部因素进行了分析并提出了解决之道。重点对权责混淆、沟通不良这两种因素进行了分析。
【心得体会】
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浪费时间的外在因素及解决方法(三)
【本讲要点】
会议耽误的原因及解决方法
文件复杂的原因及解决方法
工作搁置的原因及解决方法
旅行不当的原因及解决方法
导  言
使用相同的时间,不同的人有不同的结果。在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用,其中包括外部因素和内部因素。首先分析这些干扰因素浪费时间的原因,然后针对其原因,提出具体的解决办法。
浪费时间的外部因素,包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。针对各项因素浪费时间的原因,然后提出相应的解决方法。
浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是人为的因素,而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因此,浪费时间的内在因素的解决办法就是,学习做你自己,做到自律、自控、自觉,唯有自律、自控、自觉,以诚实负责的心态来面对自己,你的工作在未来才会更有效率。
所有的解决办法只要有心,丢弃那种茫然,丢弃那种每天瞎忙,甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做计划,有心就是让自己内心有一股对生命的热爱,对工作多一份执着。
你所安排的一切事情必有两种结果,一个是离你的目标很远,一个是离你的目标很近,怎么做?关键在乎于心,关键在于你自己的选择与决定。
会议耽误的原因及解决方法
浪费时间的原因
◆会议没有适当的准备,或者没有会议目的。
◆会议没有议程。
◆开会找错人参加,或者是参加的人太多或太少,或者是关键的人没有到会。
◆开会没有计划。
◆会议过多或会议时间过长。
◆不能准时开会,或者不能准时散会。
◆开会时有外来干扰。
◆讨论脱离议程的内容浪费时间。
◆会议没有结论,甚至会而无议,议而未决。
◆没有追踪对会议的执行情况。
解决的方法
针对以上会议搁置的不同原因,应有各自解决的方法。
(1)会议要有目的,没有目的就不开会如果有可能就应该把会议的目的写下来,一定要让所有参与会议的人都了解。
(2)召开会议首先安排会议的议程没有会议议程就开不成会议。因此用书面的议程,或者紧急的话,用口头宣读会议议程,使与会者有备而来,这样会议才会有重点。
(3)对于找错人参加、参加的人数太多、太少的解决方法派得上用场的人才应该参加会议。
(4)安排适当的计划做很多事情都一定要有PDCA(P是计划,D是执行,C是检查,A是行动)。一个没有计划的会议就是一个失败的会议。
(5)会议的时间和次数要适当
调查大家是否愿意列席会议,把拖很长的会议时间尽量减少,评估需要何人参加,何种资料,是否需要协调,然后安排开会的时间。
(6)务必准时开会与散会
为了迟到者而耽搁开会时间,等于惩罚准时出席的人,奖励迟到的人。
主持会议的人或者会议主席,应该把握时间的进度才不会浪费时间,这客观上就是节省了大家的时间。
(7)应付干扰、提高效率的办法就是制定规则
告诉与会者,如果有可能,规定除了真正紧急事之外,任何人不得干扰会议,或者开会时就声明今天的开会时间是半小时,请各位把你的手机关到静音,或者是把你的手机关闭,这就是避免干扰。
(8)对于脱离讨论议题的解决办法
希望并要求大家不要针对或者抵制这个会议,或者说用一种暗谈式议程的方式。一个主持会议的人,或者一个会议主席应该控制或者说是要做到最好的沟通。
(9)会要有议,议要有决,决要有行综述结论,确保大家能够达成协议,提醒与会的人要做的工作以及会后必须完成的任务。
(10)追踪会议决议的执行
在下次会议讨论的议程一开始就要把上次会议决议事项执行的情形提出报告,并要求大家提出进度的报告,直到这个工作完成为止。
文件复杂的原因及解决方法
浪费时间的原因
文件复杂的原因有优柔寡断,拖拖拉拉,没有授权,完美主义,囤积成习,档案过多,各自工作,贪求过多,没有系统,读速太慢等,存在的原因有时是个人因素造成的,有时是一个团队的集体沟通不良造成的。
解决的方法
(1)对于优柔寡断的解决的方法
先把文件读一遍然后处理掉,不要说“这个文件你看了没有?”,“我不知道啊。”我不知道就会造成浪费时间。
(2)不要拖拖拉拉
一个文件例如在公司里有标准化文件,现在就处理;每天进来的文件中有80%在一开始就要丢弃,但一般主管只丢弃20%,所以变成了文件的积压,这也造成了浪费时间,所以一般性的文件处理完就销毁。
(3)学会授权
你可以授权,让别人做事情,使自己脱离琐碎、例行的工作。文件会跟着被分派出去的责任走。不要去做你可以授权给别人的事情,而让自己离开琐碎事情,去做你该做的工作。
(4)抛开完美主义
这样恰不恰当是你应该要求的标准,而不是没关系、无所谓,要抛开完美主义。
(5)及时销毁过时的文件
文件过期的一定要销毁,避免让文件积压。摆脱文件不要让无用的文件不断的流通。
(6)档案要分类存放
给档案标识指名设定的符号,例如T字代表永远档案,M可以代表普通档案。当文件不必要复印时,在文件上面做个答复,如果有必要归档就将你的意见写在原件的下面或后面,这样就不会因为档案过多而浪费时间。
(7)对于各自工作的解决方法
在放下工作之前首先应该把工作做完,就不会因为搁置而浪费时间。
(8)量力而行
讲求实际,不要一个时间里去做很多事情,而应在每一个时段专注于你最有价值的事项。
(9)要有系统
设计简化文件的处理系统,减少副本,用标准格式尽可能减少报告的长度和数量,选择性的过滤交由别人处理,选择性的安排自我顺序、存档,并存入多种参考资料,控制记录保留的时间,这都是一种系统化的工作。如果系统化工作做的很好,就不会因文件复杂而浪费时间。
(10)读速要快
依靠个人看法过滤与选择文件,要迅速的过目,让助理摘述内容,快速阅读文件,避免因读速太慢而浪费时间。
表10-1  克服文件复杂
工作搁置的原因及解决方法
浪费时间的原因
◆不明白问题所在
◆没有目标,优先的次序、完成的期限不明确
◆没有自我奖励
◆遇到急事立刻反应
◆桌上一片混乱,没有条理
◆缺乏完成工作的决心,缺乏目标,懒惰成性
◆没法把事情分派出去,授权不当
◆接受干扰
◆变更优先程序
◆不完全,或者不可靠的资料妨碍了工作的完成
解决的方法
(1)应明白问题所在
学习记录工作日志,评估工作搁置的影响、干扰的次数与延长时间的长度,要认识到未完成工作的重要性。
(2)对于没有目标、先后次序、完成期限的解决方法
设立目标,第一重要的次序安排,以便弄清楚应该完成的重要事情是哪些,排定所有重要工作以后要刺激自己完成这项工作。你的工作就是怎样把时间做最有价值的事项。
(3)自我奖励
自我奖励的方式要准备一张可以一一划掉的清单,直到某些工作完成以后,才从事那种心情愉快的消遣活动。这样便会感觉到有层次化,当你做完以后就会感到今天的工作非常充实。
(4)遇到急事不立刻反应
急事很少像表面上看起来那么重要,但是避免因为过度的反应而干扰到其他的工作。把有限次序写在醒目之处,作为拒绝外来干扰的现成借口。
(5)对于桌上一片混乱,没有条理的解决方法
很简单就是把东西安排得井井有条,条理分明。
(6)对于缺乏完成工作的决心,缺乏目标,懒惰成性的解决方法
解决办法就是强迫自己完成期限,并向其他人宣布,或者可以让你的助理提醒你保证把事情作完、控制进度。现代社会,强调的就是速度、品质、顾客满意,所以你无论是工作上的事情,还是顾客的事情,只要是你份内的工作,你都要有一种积极的心态去完成。
(7)学会授权
把工作能够授权的事要学会全部授权出去。若你是一个公司领导,你在做这些事情的时候,你要想今天你有助理,有你的属下,所以他们可以办的就要分派出去让他们来完成。
(8)排除干扰
要排除干扰,安排清静的时间。
(9)保持优先程序
衡量新的工作要求,以及现有优先次序之间的相对重要性,拒绝做不必要的改变,以免因为各自工作以及事后再继续工作而浪费了时间。
(10)对于不完全和不可靠的资源妨害工作的完成的解决方法
取得适当的必要的资料,但在展开工作之前一定要取得必备的资料。
【自检】
在你的工作中有哪些工作搁置的情况发生,请分析一下工作搁置的原因,并提出你的解决之道。
旅行不当的原因及解决方法
浪费时间的原因
旅行安排如果不当会浪费时间,主要表现在以下几点:
◆旅行的目的不明确
◆没有发掘替代的方法
◆忘了需带重要物品
◆没有善用旅行时间
◆旅行安排的时间不好
◆旅行归来后办公桌上堆积如山
◆变更,或者重新安排行程浪费时间
解决的方法
(1)首先要弄清楚旅行的目的
出发前要弄清楚旅行的目的地,不要盲目出发。
(2)寻找替代的方法
例如可以去找旅行社帮助安排,或者找专家帮助安排,寻找替代而不是自己去摸索,很多事情你可以找专业的公司或专业机构去办没有必要自己亲自动手。
(3)列好清单
为避免因为忘了携带重要物品造成时间浪费,你可以把经常用的旅行随身物品列好清单,增加特别旅行时要用的特殊项目也列上,并把清单放在你看得见,而且容易增添项目的地方。
(4)做好安排,达到最佳的结果
做好旅行安排就是要考虑旅行的时机、造访的可能性、对旅行的路线、地理位置及其他相关的地点做好准备。
(5)把你的工具准备好,不要旅行归来后让你的办公桌上堆积如山和部属共同设计一套你出门时应该如何处理工作的计划,决定你能分出多少分量的职责与职权,可以让助理帮你处理一些事情,你也可以提供的回信指示。各种高新科技的产品,如笔记本电脑可以把你的消息传回到办公室。
(6)在安排旅行之前首先要确定所有的约会,利用旅行安排的行程跟他们约会,这也是一种节约时间的方法
【总结】
本讲主要对会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行这四种外部干扰因素进行了分析,并提出了具体的解决之道。会议耽误浪费时间的原因有十个,在公司的管理中会经常遇见,针对以上会议搁置的不同原因,也有各自对应的解决方法;由于文件复杂浪费时间的原因有很多,也有相应的改进方法;工作搁置要解决企业管理中授权不当、干扰太多、不明白问题所在、没有自我奖励等问题;在旅行中要首先弄清旅行的目的和寻找替代的方法。
【心得体会】
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浪费时间的内在因素及解决方法(一)
【本讲要点】
危机应付的原因及解决方法
计划欠妥的原因及解决方法
贪求过多的原因及解决方法
事必躬亲的原因及解决方法
导  言
使用相同的时间,不同的人有不同的结果。在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用,其中包括外部因素和内部因素。首先分析这些干扰因素浪费时间的原因,然后针对其原因,提出具体的解决办法。
浪费时间的外部因素,包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。针对各项因素浪费时间的原因,然后提出相应的解决方法。
浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是人为的因素,而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因此,浪费时间的内在因素的解决办法就是,学习做你自己,做到自律、自控、自觉,唯有自律、自控、自觉,以诚实负责的心态来面对自己,你的工作在未来才会更有效率。
所有的解决办法只要有心,丢弃那种茫然,丢弃那种每天瞎忙,甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做计划,有心就是让自己内心有一股对生命的热爱,对工作多一份执着。
你所安排的一切事情必有两种结果,一个是离你的目标很远,一个是离你的目标很近,怎么做?关键在乎于心,关键在于你自己的选择与决定。
危机应付的原因及解决方法
浪费时间的原因
危机应付是浪费时间的内在因素,它造成时间浪费的主要原因有以下几个方面:
◆不明白事情的重要性
◆没有预期会发生问题
◆反映过度把问题当危机
◆看忙着救火
◆做事拖延
◆工作时间预算的不切实际
◆机械故障、人为错误
◆部属不愿透露坏消息
◆因重要人物提出要求而引起的过度反应
◆进度失控
解决的方法
(1)要明白事情的重要性
解决方法是记录危机工作日志,分析危机的来源、原因、重要性以及可控制的因素。很多企业忘了教育员工,一定要有一种应变危机的措施,如果危机应付不当就很容易造成时间的浪费。防患于未然就是处理危机的应用之道。
(2)对于没有预期会发生问题的解决方法解
决方法就是要预期意外事故的发生。根据一名哲学大师莫非的第三定律,会出错的事终归要出错。因此把潜在的问题列出来,根据严重性及可能性分门别类,然后想出可能的防范的措施,或不可能防范的状况下减轻不良后果的步骤。
(3)反应不要过度
解决的方法有三种,可限制自己反映过度:
◆不要理会不必要的问题
◆把别人可以处理的事情分派出去
◆只对付自己可以应付的问题
(4)事前预防
提高效率的解决方法就是预防,未雨绸缪胜过亡羊补牢。
(5)做事不拖延
首先认清延误重要行动会产生危机。为了在规定的期限内完成任务会产生很大的工作压力,工作压力会导致精神紧张,在神经紧张的情况下往往削弱判断能力,导致效率下降,最终形成做事拖延。所以主管首先应该有一种积极主动的态度,养成一种很好的习惯:每天的事情,都要做好总结,第二天一定要安排第二天的工作,不要让事情一拖再拖。
(6)工作时间预算的要切实际
每件事情所花的时间,要比想象的久。莫非第二定律也认为,人们往往高估自己的工作能力,结果把时间预算压缩得很短,其最后又不得不适当增加缓冲时间。
(7)减少机械故障、人为的错误
预期会发生此种状况,动用最能迅速有效调整弥补的资源,包括人力以及其它的资源。
(8)部属要透露坏消息
犯错是学习过程的观念,讨论所犯的错误,强调迅速报告坏消息有助预防危机的发生。
(9)因重要人物提出要求而不要引起过度的反应
要弄清楚他们真正的要求是什么,谁提出要求,需要何时达到要求,准备如何运用,是否有其他替代方法等。
(10)进度的失控要防范
解决办法是把所有重要计划都安排好时间,分段检查进度,以确定目标正在完成中。
【自检】
分析一下你的工作中存在哪些危机,如果有,都有哪些,你的应付危机的方法是什么?
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计划欠妥的原因及解决方法
浪费时间的原因
浪费时间的第二个内在因素是计划欠妥,这是因为:
◆不明白事情的重要性
◆没有建立系统
◆没有时间拟定计划
◆以危机为导向,假设危机不可避免
◆缺乏自律
◆害怕许下承诺
◆没有指出明确的结果
◆无法指定工作的优先顺序
◆假设计划被紧急事故破坏
◆心里虽然有计划,却认为这计划还没有重要到可以写下来的地步
解决的方法
◆确立每一个小时的有效计划,执行时可以节省三四个小时,却能获得更好的结果。
◆建立系统,包括计划表、每日的目标、优先次序、完成的期限,运用好整合组织系统。
◆花时间拟定计划,拟定计划应有的优先次序。拟定计划初期虽消耗时间,但会以较少时间得到较佳成果。
◆认清“危机不可避免”这种危机导向假设是一种错误的思想,大多数的危机都是能够预先得知的,多给自己一点时间,预先为偶发事故做好应变计划。
◆要有自律,就强迫自己定好完成期限,尝试第一个月目标优先次序及每日计划,列出同时可提供的协助、监控进度、评估成果等。
◆不要害怕许下承诺。你要学习的是设定目标,许下承诺,意味着你知道自己何时将达成目标。
◆要指出明确的结果,当然重要结果被明确指出时,目标就比较容易设立,如果你没有把握重要的结果,就要指出明确的结果。
◆指定工作的优先次序不是件很容易的事,却是所有管理工作最能提高生产效率的方法。决定好应该把心力集中于什么地方,认清安排优先顺序的三个标准,即长期的重要性、短期紧迫性、发展趋势。并且依照这三个标准排好次序,并依次排序列出它的目标,就可以根据这三个标准去完成任务。
◆假设计划无论如何都会被紧急事故而破坏,怎么去提高效率,大多数的主管每天都会以相同或类似的方法浪费时间。虽然紧急事故可能把一天的工作打断,但如果这天的工作已经事先计划妥当,而且重要工作可以在紧急事故之前完成,或者是在紧急事故之后再做完,损失就可以减到最低。
◆心里虽然有计划,但却认为这个计划没有重要到可以记录下来。很多人相信自己的记忆力很好,不用记。然而记忆力有时也会出错,所以在排定优先次序或完成期限以前,任何计划都必须白纸黑字记录下来。
贪求过多的原因及解决方法
浪费时间的原因
浪费时间的内在因素的第三项是贪求过多,贪求过多会浪费时间,原因如下:
◆不了解事情的重要性
◆欠缺优先顺序与计划
◆工作时间估算的不切实际
◆遇到急事紧急反应,或反应过度
◆野心太大,成就感要求过高
◆渴望加深老板的印象过渡渴望表现合作的态度
◆人手不足
◆完美主义
解决的方法
(1)要了解事情的重要性
提高效率的解决方法就是填写周详的工作计划,也就是分析自己是否有替同事或别人代劳的倾向。要多授权,因为有的人就不喜欢授权;要用最短的时间把事情做好,还要考虑这些事情谁做会更好的问题,这也需要运用授权。
(2)制定优先顺序与计划
依据四个重要的时段(每天、每周、每月、每年)设定目标,做好年计划、月计划、周计划,还有每日的计划。时间管理强调的就是这四个重要的时段,年计划如何去分解到每个月,每个月的计划如何去分解到每一周,同样的每一周的计划如何去分解到每一天,最后每一天的工作都是非常有序的,这样才能提高效率。
(3)工作时间估算的要切实际
必须认清每件事情所花的时间要比你想象的长,你不要估算说这件事情没事,你很快就能把它做好,这是一种内在的因素造成的管理不当,因此会造成效率不高,浪费时间。
(4)遇到事情不要紧急反应
分清事情的重要性,先问自己最坏的情况会怎么样?有的人会急于求成,往往没有分清事情的轻重缓急。常常这样问自己也是一种解决方法。
对于反应过度,要限制自己的反应,真正的情况需要做合理的反应。
(5)野心不要太大
控制自己的野心,要合乎能力和情况,讲求实际很重要。
(6)与老板长期共处
探究老板真正的意图是什么,长期成功比短期的印象更重要。
(7)适度表现合作的态度
别再只是因为希望受人赞赏而来者不拒,要分清楚与人合作和帮人做事的差别,在不冒犯别人的情况下,要学会拒绝,要敢于拒绝。
(8)人手要充足
让部属掌握时间管理的技能,要每个人每天节省两个小时为目标。节约时间便可以节省成本,但这要靠长期的教育训练来引导部属。
(9)标准的制定要适当
把标准降到合理的程度,将时间分配得紧凑一些。
事必躬亲的原因及解决方法
浪费时间的原因
管理层的人如果事必躬亲必然会引起时间的浪费。事必躬亲主要是因为他缺乏安全感,害怕失败;他对部下缺乏信心,觉得自己可以把工作做得更好更快;他觉得做事比管人舒服,希望人人都知道所有的细节,以至于不能够适当地控制工作量;还有一种情形就是管得过多,没有最终进度,人手不足,部属的工作过量,这些都是一种人为的因素。
解决的方法
1.管理人员的上级引导
如何引导他?
●学会让他独当一面
●不断地教他要接纳错误,从错误中去学习
●引导他如何授权,去信任部属,利用进度报告加以控制
2.管理人员自身应注意
●学会表达完整,不让人觉得模糊,要求部属遵从指令,确定任务内容。
●把标准降到大家可以接受的程度而不是自己的表现,并适当的控制工作进度。
●如果人手不足,部属工作过量,当一个主管的你应该学习先完成一部分,再完成另一部分,先把这个阶段的事情完成,再把下一个阶段完成,而不要一次性的赋于他们更多的任务或事情。
【总结】
本讲主要对危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲这四种内部干扰因素进行分析,提出了具体的解决之道。如今这个年代,不产生价值的时间被认为是损耗掉的,或者是消费掉的,浪费时间是最奢侈的消费。任何人都没有足够的时间,然而每一个人又拥有自己的全部时间。这就是著名的“时间悖论”。时间是一种被相等地分配给所有人的资源。
【心得体会】
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浪费时间的内在因素及解决方法(二)
【本讲要点】
条理不清的原因及解决方法
欠缺自律的原因及解决方法
无力拒绝的原因及解决方法
做事拖延的原因及解决方法
导  言
使用相同的时间,不同的人有不同的结果。在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用,其中包括外部因素和内部因素。首先分析这些干扰因素浪费时间的原因,然后针对其原因,提出具体的解决办法。
浪费时间的外部因素,包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。针对各项因素浪费时间的原因,然后提出相应的解决方法。
浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是人为的因素,而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因此,浪费时间的内在因素的解决办法就是,学习做你自己,做到自律、自控、自觉,唯有自律、自控、自觉,以诚实负责的心态来面对自己,你的工作在未来才会更有效率。
所有的解决办法只要有心,丢弃那种茫然,丢弃那种每天瞎忙,甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做计划,有心就是让自己内心有一股对生命的热爱,对工作多一份执着。
你所安排的一切事情必有两种结果,一个是离你的目标很远,一个是离你的目标很近,怎么做?关键在乎于心,关键在于你自己的选择与决定。
条理不清的原因及解决方法
浪费时间的原因
◆不知道事情的重要性
◆没有系统
◆自我膨胀
◆害怕失去控制
◆害怕忘东西
◆允许外来干扰
◆拖拖拉拉、优柔寡断
◆没有目标、没有优先次序、没有日计划
◆没有授权
◆没有过滤
解决的方法
(1)应明白事情的重要性
最好的方法就是写下工作日志,甚至估量寻找文件的时间。
(2)要有系统
提高效率的解决方法就是利用整合系统来记录你所希望记住的事情。
(3)不要自我膨胀
有些人喜欢让别人感觉他是一个忙碌的人,是一个很重要的人,甚至让别人感觉到没有他不行。解决的方法就是找出所有档案,放在文件柜里面,书籍可以放在书架上面,有次序地把桌上堆积的档案整理好。
(4)不要害怕失去控制
可以利用工作计划表来提供控制。
(5)记住东西
适当的记事习惯和利用联络日志来帮助记忆。
(6)不允许外来干扰
提高效率的解决方法就是过滤干扰,保留让别人找不到你的时段来完成工作。
(7)干脆利索
提高效率的解决方法就是先处理比较棘手的、最优先、最重要的,而且要强迫自己定下一个期限。还有就是要学习什么事情是紧急又重要的,就要优先的把它完成。
(8)要有计划
解决方法是安排好工作计划,而且严格地按照计划行事。
没有计划就是计划失败。
(9)学会授权
在时间管理的过程中,授权是一项非常重要的工作。作为一个主管或者是一个经理人,你永远要学习一件事情,能够授权的工作你尽量要授权出去,你的工作永远是在做最有价值的工作。
(10)要学会过滤
解决的方法是让部属过滤一些垃圾邮件,把别人请托之事你可以转交其他人帮忙。因为每个人都找你,当你把事情揽在身上的时候,就会造成负荷过重,就浪费了你的时间,同时你真正要做的事情就减低了效率,因此千万要注意条理分明。
【自检】
有很多原因造成条理不清,在你的生活和工作中,都有哪些因素造成条理不清,你又是怎么解决的呢?
欠缺自律的原因及解决方法
浪费时间的原因
缺乏目标以及标准,不知道目标的达成时间,也不知道目标的标准,没有计划也没有所谓的优先次序,都是自律性不够,或者欠缺自律。这种情况浪费时间的原因如下:
◆缺乏目标以及标准
◆没有安排完成的期限,没有追踪进度
◆没有运用随手可得的工具以及技巧
◆没有工作兴趣,甚至把该做的事情摆在一边,即搁置工作
◆还有一种人就经常只会做白日梦
◆做事拖延
◆习惯不良
解决的方法
(1)制定目标或标准
设立个人与组织的重要工作目标,为例行的工作建立完成的标准。
(2)要安排完成的期限,要追踪进度
对于没有计划以及优先顺序的行为,要安排优先次序,将整个身心集中于最有效率、最有价值的部分。同时你要学习的是安排完成的期限,强迫自己将所有重要的工作都安排好。要设定追踪表,根据时间完成进度。
(3)没有运用随手可得的工具与技巧的解决方法
运用日计划,而且逐日检查当日完成的事情,运用计划以及组织方案表、进度报告、计划控制表等工具。
(4)及时完成工作
不断地检查完成的进度。
(5)不做白日梦
解决方法是学习专注的技巧,因为不够专注所以会做白日梦。如果你学会了专注,就可避免这种自我干扰而不会做白日梦。同时,主管要经常性地检查属下的工作进度,如果进度不对或有工作搁置的情形,要随时加以提醒,避免重新浪费时间,减低效率。
(6)做事干脆
首先自己要自觉,同时担任主管的角色或经理要不断地训练、教导,或培育你的部属养成没有拖延的习惯,而且要工作安排适当,让员工自觉地检查自己的工作进度。
(7)不要养成拖延的习惯
用好的习惯来取代坏的习惯,尽可能自动自发的采取有益的行动,使你有多余的时间来完成有价值的工作。
无力拒绝的原因及解决方法
浪费时间的原因
有些人很多事情本来不该他做,却又无力拒绝而导致了时间的浪费,其原因有以下几个方面:
◆渴望受到别人的赞许或者接纳
◆怕会冒犯别人
◆对义务的认识错误。浪费时间的同时,真正的工作又没有做
◆不知道如何拒绝,不知道如何表达你的意思,找不到拒绝的借口
◆缺乏工作目标与优先顺序
◆别人毫不考虑的就假定你会答应
◆无法拒绝老板
解决的方法
(1)不要渴望受到别人的赞许或者接纳
认清可能的陷阱,如果没能达到预期结果,你可能因此失去而不是得到尊重,仅而令自己觉得愤怒。
(2)不要怕会冒犯别人
对于害怕冒犯别人,它的解决之道是要培养和学习在不冒犯他人情况之下拒绝别人的技巧。你可以适当地提出合理的拒绝。对于那种事事强求的解决方法,就有必要培养拒绝别人的能力,别过多要求在短期内做一大堆事情,因为一个人的时间、精力是有限的。
(3)对于义务的认识要正确
解决的方法是检讨造成的理由并加以控制。可以问一下自己:这个事情该我做吗?这个事情我会做很好吗?
(4)学会如何拒绝,聆听别人的要求
解决的方法:
◆如果情况适当你就当面拒绝,并提出理由,或者找出一种可以替代的方法。
◆找不到拒绝或者是找不到借口,不要太敏感,有时候没有借口比找个蹩脚的借口强。
◆在答应别人之前你先应该停一下,即暂缓的反应。
(5)制定工作目标或者优先次序
假如你是一个做事永远知道轻重缓急,永远知道优先次序的人,相信别人不会来干扰你。你自己本身对于你该做的事情,如何定出优先次序是很重要的。你应时时刻刻让自己在做最有价值的事情。
(6)对于别人毫不考虑的就假定你会答应的解决方法
你可能因为从不会拒绝别人,而让别人产生这种假设。解决之道是你可以学习说对不起,或者说很抱歉。你要学习的是善意的拒绝。
(7)学会拒绝老板
这是在很多工作场合经常会碰到的一些事情。解决方法就是出示双方同意的优先顺序清单来拒绝老板。如果老板坚持你就默默听从,但要提出你担心自己无法完成工作。
做事拖延的原因及解决方法
浪费时间的原因
做事拖延的意思就是在没有正当理由的情况下,延误或耽搁事情。做事拖延强调的是拖延造成工作的失误,拖延造成了进度的失误,因而浪费了时间。具体表现在:
◆没有能力辨认事情的重要性
◆做事拖延是一种自我幻觉,也是一种习惯,同时也可以说是一种态度
◆认为遇到压力才有最好的表现,只有让自己到最后一刻才去做
◆习惯先做简单琐碎的,拖延困难的
◆工作时间的估算不切实际
◆贪求过多,没有定期的监控进度,缺乏自律
◆搁置工作,没有完成期限
解决的方法
(1)要有能力辨认事情的重要性
解决的方法就是学习辨认,要求别人帮你辨识,你可以请资深的同事或主管告诉你这个事情拖着会是什么情形。
(2)不要产生自我幻觉
进行自我分析,认清自己是否容易让某个危机酝酿成形,然后假设自己扮演解决该项危机的英雄角色,并想到压力、危机要付出的代价。
(3)不要认为遇到压力才会有最好的结果
这种假设纯粹是把拖延的习性合理化,解决之道就是先做最重要的事情。
(4)习惯先做难的后做简单的
这么做——可能无法完成最重要的工作,还往往会带来压力和危机。怎么样去解决?重要的事情先做好,要把你精力最旺盛或者说效率最高的时段来完成最重要的事情。
(5)工作时间的估算要切实际
给所有员工安排20%~50%的缓冲时间,留下20%的时间不安排任何事情,以便弥补以前还没有完成的工作。
(6)贪求不要过多
把你的目标排好优先顺序,以便完成最重要的工作,同时要学习时时刻刻监控自己的进度。对于那些缺乏自律的人,把所有目标和优先顺序排成期限,让大家协助你,监控你的进度。
(7)不要搁置工作
你要认为你是个负责任者就不会搁置工作,就会告诉自己,你永远在做最有效率的事情。
【总结】
本讲主要对条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延这四种内部干扰因素进行分析,提出了具体的解决之道。时间是所有管理资源中最重要的资源,既无法替换也无法补救。正像本杰明·富兰克林所指出的“你的时间用完了,你的使命也就到头了。”有效地能力就无法从事任何管理。
【心得体会】
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因应高科技竞争的时间管理
【本讲要点】
时间管理的策略
时间管理策略的运用
以前老板和公司的主管与外面联络都是通过坐在办公室里的秘书来进行的,而外界与老板取得联系,首先打交道的也是秘书。然而在现代的网络社会,在高科技的竞争时代,在传呼机、手机、掌上电脑这种立体式的通信时代,如何应付、处理随时涌现在未来的时间表上的约会,是每个主管头痛的事情。要保持每天工作不会被这种网络时代的先进通讯挤压得失去控制,就得要有一套管理时间的策略。
因应高科技竞争的时间管理的策略可以用五个字来概括,就是快、准、空、多、闲。
条理不清的原因及解决方法
浪费时间的原因
◆不知道事情的重要性
◆没有系统
◆自我膨胀
◆害怕失去控制
◆害怕忘东西
◆允许外来干扰
◆拖拖拉拉、优柔寡断
◆没有目标、没有优先次序、没有日计划
◆没有授权
◆没有过滤
解决的方法
(1)应明白事情的重要性
最好的方法就是写下工作日志,甚至估量寻找文件的时间。
(2)要有系统
提高效率的解决方法就是利用整合系统来记录你所希望记住的事情。
(3)不要自我膨胀
有些人喜欢让别人感觉他是一个忙碌的人,是一个很重要的人,甚至让别人感觉到没有他不行。解决的方法就是找出所有档案,放在文件柜里面,书籍可以放在书架上面,有次序地把桌上堆积的档案整理好。
(4)不要害怕失去控制
可以利用工作计划表来提供控制。
(5)记住东西
适当的记事习惯和利用联络日志来帮助记忆。
(6)不允许外来干扰
提高效率的解决方法就是过滤干扰,保留让别人找不到你的时段来完成工作。
(7)干脆利索
提高效率的解决方法就是先处理比较棘手的、最优先、最重要的,而且要强迫自己定下一个期限。还有就是要学习什么事情是紧急又重要的,就要优先的把它完成。
(8)要有计划
解决方法是安排好工作计划,而且严格地按照计划行事。
没有计划就是计划失败。
(9)学会授权
在时间管理的过程中,授权是一项非常重要的工作。作为一个主管或者是一个经理人,你永远要学习一件事情,能够授权的工作你尽量要授权出去,你的工作永远是在做最有价值的工作。
(10)要学会过滤
解决的方法是让部属过滤一些垃圾邮件,把别人请托之事你可以转交其他人帮忙。因为每个人都找你,当你把事情揽在身上的时候,就会造成负荷过重,就浪费了你的时间,同时你真正要做的事情就减低了效率,因此千万要注意条理分明。
【自检】
有很多原因造成条理不清,在你的生活和工作中,都有哪些因素造成条理不清,你又是怎么解决的呢?
时间管理的策略——何谓快、准、空、多、闲

快是指加快工作速度,等工作干了一段以后,才回头斟酌,必须放弃旧时代的那种慢工出细活的思想。
因为网络时代的信息更新得太快了,例如网络中的新闻是随时可以更新的,不像过去,新闻是一天才换一次,报纸一天才出一次。任何事情都可能影响到商业活动,因此,现在高科技行业中的管理人员,首先你的任务就是把产品和信息推出,再通过网络不断地把改进的产品、信息给顾客。对于公司内部的管理也是一样,首先是要有进展,然后再利用快速的网络不断改进工作的质量。如果认为产品一经推出就完善无缺,而将产品压在公司内,那么在信息发达的今天,等你这个产品产出的时候,你就会发现,市场上已经有了跟你很接近或者同类的产品。他们质量可能不如你,但市场却是他们的。
因此快是一种秘诀。工作要快,在时间安排上应有一个密集、超进度、不拘小节的时段,再有一段缓和、释放产品和修改产品的时间。

准有两个意思。
1.对准目标
在许多事情同时开展时,不管事情的先后顺序和形态,而要对准你心中的那个核心目标,这个目标不一定是长远的,也可以只是短时间的。因此必须克服时间的顺序和事情的大小,只有一句话,对准目标。
2.准许每一周的一到两天,没有任何的计划
在这一天到两天你可以处理一些重要的事情。这是由于在集中精力赶工作进度和计划的时候,一些重要的事情被搁置一边,但如果每一周有一天到两天作为灵活性、机动性的时间,你就可以处理与当前工作进度无关,但却是重要的事情。例如公司需要赶着做产品的市场推广,也不能推卸投资人的约谈。

空就是每一周空出一天不做任何与工作有关的事情。因为在无关的领域中去探索的时候,你的思维框框就会被打破。这一天要上网去寻找任何未知领域的信息,任何无关于公司现行日常业务领域的信息,可能会产生思维的亮光。因为在无关领域探索时,有的思维框框完全被打破,在未知领域中,企业强人特有的骄傲也消失了,当人怀有谦虚的心态在未经的住处相遇时,发明的光芒就会出现。

多是指要多用电子邮件、传真、信件。
E-mail的好处:
◆可以随时查阅,而不需要你的秘书送到案头
◆可以使你更好地安排时间,不像电话要随时接听
◆可以随时收发信息

闲就是留出时间,让自己闲下来,不做任何事情,只做休闲的事,这点短时期内不重要,但长期却十分重要。你可以加以思考,怎样把你的一天变成48小时。
时间管理策略的运用——如何运用快、准、空、多、闲
【案例1】
美国财富杂志曾经有一个报道高级主管是如何分身乏术的例子。高级主管的一天经常是十分忙碌的,一个接一个的会议,电话不断,甚至于舟车矛盾,很多的研讨会甚至于吃饭时都有人给你汇报,这叫早餐汇报,或者叫做午餐汇报,这些高级的主管们,既要有宏观的眼光思考公司的长远大计,又要聚精会神地盯着公司的那些营运的琐事。前任的惠普总裁,还有东南航空的最高执行长官,天美时钟表的最高执行长官,这些名人几乎都是常年在外。他们没有时间跟顾客沟通,要接受采访,甚至还要跟总统开会,他们有什么秘诀来管理时间呢?
报告指出:时间管理其实就是做决策,是决定哪些事情重要,哪些事情不重要。
前任惠普公司的总裁格拉特把自己的时间划分得清清楚楚,他花20%的时间和顾客沟通,35%的时间用在会议上,10%的时间在电话上,5%的时间看公司的文件,剩下的时间用在和公司没有直接或间接关系,但却有利于公司的活动上。例如接待记者采访,预备业界共同开发的技术专案,或者总统召集他们参加有关贸易协商的咨询委员会。当然每天要留下一些空档的时间来处理那些突发事件,例如接受新闻界的采访。
【案例2】
美国第二大电脑公司的总裁库拉特,每年有2/3的时间都不在公司。他怎么会有时间和顾客沟通?关键在于授权。他聘用了一些退休的主管来担任这项工作。他把与顾客的电脑沟通工作都授权出去了,所以虽然他不与客户直接沟通,仍然可以掌握到顾客需求。库拉特还授权别人来替代他到外界去演讲。因为他有授权,所以他才有更多的时间。
越来越多的高级主管,让别人来掌握自己的时间表。这并不代表主管失去了自我控制,相反地,主管可以自由地针对目标和策略做更广阔的思考。当然,这必须有一位得力的助手才行。美国东南航空公司的最高执行长官凯勒赫,他授权一位副总裁(是他的法律秘书)全权管理他的时间表。每天副总裁都会给他一张待处理的单子,里面的事情分成两类,一类必须立刻完成,一类是最迟可以延长到明天早上完成的。这个效果非常的神奇。
所以高级主管管理时间的方式各有不同,但目的都是一样的,让自己有时间去思考全局。
大部分的主管都同意,在日理万机之余让身心有适度的休息是必要的,常年在外旅行的美国天美时装公司的最高执行长管杰克·彼有个原则,旅行期间一天晚上安排和顾客共进晚餐,另一天晚上休息,像这样把时间做适度调整的方法也可以供大家参考。
在高科技发展的今天,如何让自己过得更有意义,如何让自己的工作更具有生产效益,如何让你自己有更多的时间来思考未来的事情,甚至去做更正确的决策,如何去快,如何去准,如何要去空,如何去多,甚至如何去闲,好像都是非常简单的事情,但是关键就在于你怎么样去用。

制定计划要快,行动要快。

准是永远在瞄准你的目标。每做一件事情,你就要去思考,这个决定是不是离你的目标很近,这个决定会不会浪费你的时间或者说会不会浪费你团队的时间。
你要永远对准目标。一个企业之所以生存是因为它有更多的顾客,或者说他能够获取更多满意的顾客,准就是有更多的满意顾客。

对于一般人来讲,有时候要让自己暂时地把脑袋清空,去接受一些新的事物。这样才能够引发更多想象以及创造的空间。同时你也可以获得你的竞争对手更多的信息。

多休息,多进修,多与人沟通,多反省自己。如果你没有经常地反省自己,如果你没有经常地去接受新的事物,如果你没有经常地去跟别人沟通,你可能就是一个高科技时代的孤独人。

休息是为了走更长远的路。工作也好,生活也好,永远要让你的心境处在最佳的状态,所以应该在你的人生规划、目标规划里,安排一段属于你自己的时间,让自己有更多的独立思考空间。
【案例】
某家公司在企业精神方面的三句话:
◆快。不管做任何事情,强调积极的行动。
◆认真。你永远是认真地对待自己,认真地对待顾客,认真地对待你周边的每一个人,甚至要认真地对待你的工作。
◆全力以赴。不管在任何时间、处理任何事情的时候,你永远是强调专注,这种专注叫做全力以赴。
【自检】
时间管理其实就是做决策,是决定哪些事情重要,哪些事情不重要。在你的时间管理中,是否做到了快、准、空、多、闲?如何把这些思想应用到实践中去?请结合你的具体情况谈一下你的感想。
快:________________________________________________________________
准:________________________________________________________________
空:________________________________________________________________
多:________________________________________________________________
闲:________________________________________________________________
【总结】
因应高科技竞争的时间管理的策略:制定计划要快,行动要快;永远在瞄准你的目标;把脑袋清空,去接受一些新的事物;多休息,多进修,多与人沟通,多反省自己;安排一段属于自己的时间;要让你的心境处在最佳的状态。
【心得体会】
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管理时间等于管理自己
【本讲要点】
管理时间=管理自己
时间管理的步骤
管理时间=管理自己
时间管理的意义
首先把人生的几个领域来重新给予定义,或赋予一种解释,这八个领域包括健康、家庭、工作、人际关系、理财、心智、休闲以及心灵。
图14-1  人生的领域
【自检】
检查一下你的人生目标是什么?
检查日期:年     月      日
(1)健康:_________________________________________
(2)家庭:_______________________________________________
(3)工作:_______________________________________________
(4)人际:_______________________________________________
(5)理财:_______________________________________________
(6)心智:_______________________________________________
(7)休闲:_______________________________________________
(8)心灵:_______________________________________________
每个人都希望自己生命有意义,都希望你的家庭健康,工作满意人际关系和谐,希望自己生命充满喜悦,但是你应该怎么样来对待它,才能达到人生的目标呢?每个人的人生目标是不同的。如果你浪费时间,你可能就得不到健康、好的家庭,在工作上也没有好的发展,甚至在人际关系上也会处于紧张状态。所以你必须来思考,你现在面对的家庭也好,面对你的健康也好,面对你的工作也好,面对你的人际关系也好,你怎么样把它做得更好,你该如何管理时间。
【自检】
你的生命里还有多少时间?你计算过吗?如果你以平均80岁寿命来计算,你一共有29200天,请计算一下,你自己已用去多少天,还剩下多少天?
_____年_____月______日            签名:__________
你的生命已用去__________天,你的生命只剩下__________天。
从这个数据,可以得到一个认知,没有人能够肯定他的未来到底有多少时间,没有人可以肯定他可以活多少时间。
◆时间对每一个人都是平等的;
◆每个人都拥有相同的时间;
◆但是时间在每个人手中的价值却不同。
你应该学会如何管理好自己的时间,同时管理时间还要让自己的时间增值,还要让自己更有成就感。
管理时间就是在管理你自己
大部分的人抱怨他们的时间不够,抱怨他们的事情做不完,而对每一个有成就的人来说,时间管理是他们生活中很重要的一环。每一分钟,每一秒钟过去了,它不可能再回头,问题是如何有效地利用每个人每一天的24小时。研究时间管理,首先你必须知道,一个小时没有60分钟,事实上一个小时你能利用到的真正的时间可能只有那几分钟而已。
【自检】
首先你可以找一份记事历,把你每天划成三个八小时区域,在这个星期里,你随时把你所做的事情记录在你的计划表格中,连续做一个星期。你试试看,再回来检查你的记事历,你就可以发现,由于拖延,由于管理不当,你浪费了多少宝贵的光阴。
当你了解到你是如何在使用你的时间之后,你再回头重做一次实验。这一次,多用点心来计划你的时间,把需要做的以及想做的事仔细地安排,再看看你的效率是不是会更好一点。
时间管理学习的是如何更容易地,如何更有弹性地利用时间去处理事情。管理时间就是对事件做好控制。
怎么去处理你的事情,怎么在有限的时间内去完成更多的事项呢?由于没有人比你自己更了解想做以及要做的事情,只有你自己知道你要做和想做的事情,所以没有人可以比你更有效率地管理时间,管理时间等于管理你自己。每个人都是自己的时间管理经营大师。
时间管理的步骤
时间管理怎么样很轻松地把它管好,要成为自己的时间管理的那个大师,一切便要从简单的计划开始。其实只要你能好好地安排时间,分成次序,很有系统,很有组织,你便可以在每天得到更多。以下是时间管理的五个步骤:
列  单
首先把你要做的事情一项一项地记录下来,并养成良好的习惯。如果记性不太好,最好及时记下想做的事情。记事本有很多,有电子记事本、笔记本等,借助于它把你要做的事情记下来。
组  织
组织是根据列好的清单分门别类,再依据重要性安排次序,以及想清楚每项事情应该怎样来处理。
删  除
完成组织以后,看看排在最后的事情是否必要,如果没有必要,就把它删掉。
习  惯
将上述的三个步骤,列单,组织,删除,变成日常生活的习惯。
成就感
当以上的步骤办妥以后,你就会发现,自己比没有计划的日子完成的事情多了,人也感觉到有成就感了。这个成就感就是优质计划的回报。而这个回报,让你感觉到所付出的努力并没有白费。
可见,要成为一个出色的时间经营者,要管理你自己,并不是一个非常困难的工作。但是缺乏一个良好的时间管理系统就坏处多多。很多人因为不会设定计划,不会评估每天工作的重要性以及加以调配,而感到自己的工作非常沉重,压力很大。缺乏时间管理的人,容易感到灰心、愤怒和焦虑,而且没有多大的成就,甚至缺乏自尊,没有办法真正地享受生活。
时间管理跟你的情绪管理有直接的关系。为什么呢?很简单的一件事情,就是每天你要诚恳地诚实地面对你自己。如果你这样做,情绪自然会变得更热忱。如果你是诚恳的,你是积极的,你的生活会更轻松,更富有活力,能成为自己时间管理大师的人可以享受快乐的心情和丰收的成果。周围的人也会因为你做得很好而受惠。
【总结】
时间对每一个人都是平等的,每个人都拥有相同的时间,但是时间在每个人手上的价值却不同。你应该学会管理好自己的时间,同时管理时间还要让自己的时间增值,让自己更有成就感。
管理时间的步骤是列单、组织、删除。每天要做哪些事情,列出来,什么事情要在早上去做,晚上去做,什么事情可以授权给别人做,然后把那些没有价值的删掉。根据这些步骤每天养成一个很好的习惯,最后你自然就会得到成就感。
【心得体会】
妨碍时间管理的四种观念
时间就是生命,时间就是金钱,人们往往重视生命,乐于理财,而疏于时间的管理。
如果你善用时间,也就是善用了你自己的生命。
逝者如斯夫,不舍昼夜。
——孔子
时间的无声脚步是不会因为我们有许多事情处理而稍停片刻的。
——莎士比亚
洗手的时候,日子从水盆里过去,吃饭的时候,日子从饭碗里过去,默默时便从茫然的双眼前过去,我觉察它去的匆匆了,伸出手遮掩时,他又遮掩着从手边过去,天黑时,我躺在床上,它便伶伶俐俐地从我身上跨过,从我的脚边飞过去了,等我睁开眼睛和太阳再见,这又算溜走了一日。我掩面叹息,但是新来的日子因而又开始叹息地散过去了。
——朱自清
一般人在不同的环境,不同的年纪,不同的心情下,对时间可能会保持着不同的看法,这些看法之间往往是相互矛盾的。例如有些人认为,光阴似箭,日月如梭;有的人会认为,时间就像蜗牛一样的爬行:甚至有时候会认为,时间好像是处在静止状态。当有些管理者需要处理的事情很多的时候,总是会感到时间不够支配,但是当他无所事事的时候,又不知如何来消磨时间。由此可知,一般人对时间的态度是极为主观的,有四种观念妨碍时间管理。
1.视时间为主宰
有的人认为,时间就是生命,时间就是一切,他认为时间非常的重要,时间是一个生命成长过程中的主宰。
2视时间为敌人
有的人当他觉得很无聊,或者说当他无所事事的时候,他觉得时间非常难熬,他会把时间当作敌人。
3.视时间为神秘物
有的人会把时间视为一个神秘物,特别是当有的人年纪大的时候,或者说是病危的时候,他总会觉得,时间太快了,就这么过去了。
4.视时间为奴隶
也有的人把时间当作奴隶,他认为时间是可以被别人支配的。
【自检】
你对时间的看法是怎样的?
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不管你把时间视为主宰也好,把时间视为敌人也好,或者说把时间看作是一个神秘物也好,甚至你把时间当作奴隶也好,最重要的是你怎么样来看待你自己,以及对你的人生规划,对你的家庭,对你的工作,对你的健康,对你的人际关系,你的理财,甚至你的心智成长,你的休闲活动,你是怎么样来定义的。
时间管理的策略
成功人士时间管理的特征
任何一个有成就的人,在时间管理方面,他们都有几个共同的特征。
1.明确的目标
世界上没有懒惰的人,只有没有足够吸引他目标的人。也就是说,你没有目标的话,生活一定是属于那种茫茫然的,你也就会是没有成就的人。
2.积极的心态
你知道只有积极的面对生活,只有积极地面对行动,你才可以把事情做得更好。
3.善于自我激励
要对自己诚恳,要对自己负责,要对自己热忱,要不断地激励自己:我是最棒的,我喜欢我自己,我相信我可以做得很好。
4.高度重视时间管理
认为时间是管理之道中最具重要性的一环。
21项时间管理策略
1.确定明确的目标
明确的目标,这一目标便是你身体健康的目标,家庭的目标,人际关系的目标,工作的目标,理财的目标,心智成长的目标,休闲的目标,以及你心灵的目标。
2.这些目标你要去分割,量化
把你所有的目标分割,量化。你的健康目标要达到什么样状态,你的家庭的生活目标要达到什么状态,以及你的工作目标要如何,等等。
3.方向大于效率
时间管理着重的是一种自然的法则,也就是你必须要有一个人生的方向,才能够引导你做得更好,你所设定的目标都不要背离你的方向,所以在时间管理的策略里永远找你的正北方向。要知道,方向大于效率。
4.目标要与价值观吻合
如果目标不能够与你的价值观吻合,你就是一个失败的时间管理者。你所设定的目标一定要与价值观吻合。
5.明确详细的计划
要有明确详细的计划,必须白纸黑字地写下来。如果你没有计划,你的很多事情就不太容易完成。一个有成就的人,他永远知道做计划,有了计划要去执行,即管理循环里的PDCA。
6.每天的目标必须完成
你每一天的目标都要想尽办法去达成。因为所有的大目标是由小目标累计而来,一天一天地,逐步地去完成,你才能够完成你的目标。
图15-1  PDCA循环图
7.辅助方案
有些一件事情,有时候会受到客观因素的不良影响,所以制定时间管理策略时,一定要制定一套辅助方案。当你有A计划以后,还应有一个辅助方案。当A方案不能达成的时候,你立即有一个补充行动方案。
8.固定的时间做计划
一日之计在于昨天,也就是你每一天的行动都是在前一天晚上就已经计划好了。你要养成一个很好的习惯,每一天晚上睡觉之前,必须要习惯性地安排你第二天的工作。甚至有哪些可能会遇到障碍的也列到你的行程上面。如果你能够养成一个很好的习惯,相信你就能找到成就感。
9.每一件事情都要设定期限
在设定目标的时候,有一个SMART原则,即设定的目标是具体的,可以计量的,可以达成的,还是合理的,同时又是有时间性的。每一件事情都要设定期限,如果你的目标没有期限,那就不叫做目标。
10.马上行动
积极的人,脑袋里面永远是四个字:马上行动。所有有成就的人,他们的思路都非常清晰,永远知道一件事情,把时间用在最有价值的地方,或者是把时间用在高效益活动的事情上面。
11.辨清事情的轻、重、缓、急
辨别清楚事件的重要性和紧迫性。把事情分为ABCD等级,辨清什么事情是重要,什么事情是紧急,什么事情既重要又紧急,什么事情是重要不紧急,什么事情是不重要可紧急,又有什么事情是不重要不紧急。所以重要紧急的事情,你要在有限时间内去处理,重要不紧急的,你应该安排适当的时间去处理,紧急但不重要,你必须马上做。
12.把重要的事情办成很紧急
当你能量最足或者说是精力旺盛的时候,永远要去办最重要的事情,或者说是最紧急的事情。一定把重要的事情办得很紧急。
13.改变自我的意向
在时间管理的策略上,永远要注意到自我的意向。
在计算机里有这么一句话,输入决定了你的输出。如果你时时刻刻可以积极地自我对话:我是一个责任者,我喜欢我自己,我是最棒的。在这个时候,你做起事来,你就会知道轻重缓急,你就永远不会耽搁工作,你喜欢你自己,就会改变你的外在,甚至还会调试你的内在。你是一个喜欢自己的人,你的外在,你的服装,你的发型,甚至你走路的样子。你要让自己很自信,让自己感觉到很舒服,而且永远是一个目标导向的人。你知道你做得每一样事情都离你未来的目标很近。
14.专心专注于每一件事情
每一段时间要专心处理每一件事情。在工作的时候,永远培养的是一种叫做专心与专注的状态。若你是一个销售人员,当你去拜访客户的时候,你要专心地检查自己的服装,是不是穿对了,专心地检查你的道具,或是销售的工具是不是准备好了,当你在静下来的时候,你要去专心地研究你的产品,甚至当你休息的时候,你也要专注地放松自己,要养成专心专注于每一件事情的好习惯。
15.遵循“40/30/30法则”
40/30/30法则:40%是被动的事情,30%是主动的事情,30%是突破的事情。你在每一天里,永远把30%的时间去做最有价值的事情,那30%是遗留在做一些突发性的事情,有40%是在做你一般性的工作。
16.第一次就把事情做对
做事情时,脑袋里面要有一种非常专注的意识,第一次就要把它做好。从很简单的事情,你一开始就专注,之后,你就可以把大事情一次做好。
17.检讨是成功之母
可以这么说,检讨是成功之母。一日之计在于昨天,每一天你都要去检讨,你今天所做的每一样事情,在工作上,在家庭上,在人际关系上,理财上等等,有没有离你的目标很近。
18.做最有价值的事情
你的工作就是你的目标,成功就等于目标,所以你每天要做的就是最有价值的事情。
19.每天30分钟的独处时间
在每一天都要有自己一段单独的思考时间,这个单独的思考时间可能是20分钟,也可能是30分钟,聆听一下自己的声音,我今天哪些事情离目标很近,或者我达成了目标;今天我有哪些事情,或者哪些行为我做错了,我明天不再犯。
20.注意行动的姿势
随时注意自己的行为语言。当你走路快速,你就会显得积极;当你面带微笑,你心情就会很好;当你衣服穿得很整齐,你就会感觉到自己很自信,这也是一种时间管理。
21.把握痛苦和快乐的杠杆
你做每件事情,不是快乐就是痛苦,当你选择痛苦你就没有快乐,所以你最好的方式就是每天跟自己说一句话:今天会有很棒的事情发生在我身上。
【自检】
检查以上时间管理的策略你是否做到?提出你的改进计划。
【总结】
一般人对时间的态度是极为主观的,有四种时间观念妨碍时间管理:视时间为主宰,视时间为敌人,视时间为神秘物,视时间为奴隶。成功人士对于时间管理具有四种特征:明确的目标,积极的心态,善于自我激励,重视时间管理。最后重点介绍了时间管理的21项策略。
【心得体会】
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培养时间管理的好习惯
【本讲要点】
时间管理的好习惯
时间管理的法则
引  言
时间不能存储,不能留下来,你只有安排、管理时间。时间管理就是事件的选择与规划。是一连串的“习惯”组合。管理时间是一种心态,也是一种习惯。
时间管理的好习惯
时间不能存储,不能留下来,你只有安排、管理时间。时间管理就是事件的选择与规划。是一连串的“习惯”组合。管理时间是一种心态,也是一种习惯。
时间管理就是要培养一种好习惯。
1.随手记
随时随地记笔记,一本好的时间管理手册是必要的。
2.一日之计在于昨天
在每天晚上睡觉之前,你永远要给自己一小段时间,为明天的行程安排好计划。
一日之计在于昨天,今天则重在实施昨天计划以及为明天做准备。你要立于不败之地,就必须做好万全的准备,而这种万全的准备,就是要做好你的规划或者计划。成功总是把机会给那些已经准备好的人。
3.培养自己的敏锐度
养成随时记录的习惯,随时记录事件、心得和灵感,这样可以训练你敏锐的观察力,以及思维能力,不要相信你的记忆,要相信你的记录,这是一种要养成的好习惯。
时间管理的法则
法则是跟习惯息息相关的。时间就是金钱的观念已经深入人心,而且面对职场的人来讲,做好时间管理,不仅意味着你有丰厚的经济利益,更能够让自己的事业突飞猛进。
1.永远保持焦点
保持焦点的意思就是一次只做一件事情,一个时期只有一个重点。聪明的人要学会抓重点,远离琐碎杂事。
2.善用80/20法则
你应该把精力用在最见成效的地方。
【案例】
美国一名叫威廉·努尔的企业家,最初他在公司销售油漆的时候,第一个月他只赚了160美金。他仔细分析了自己的销售原因,做了一个销售图表。他发现80%的收益来自20%的顾客,但是他却对所有的客户花了同样的时间。于是他把最不活跃的36个客户重新分配给其他的销售员,而自己把精力重点摆在那20%的顾客。不久,他一个月就赚到了1000美金。威廉·努尔从未放弃这个原则,后来他成为了这一家公司的董事局主席。他知道80/20法则,20%的顾客掌握了80%的业绩。
3.格式化
许多文件表格都要借助电脑提前予以格式化,到用的时候,你只需要几分钟就可以输出。你的很多事情也需要格式化。
4.马上行动
许多人都习惯于呆会儿再说,这一呆会儿就不知呆到多少时候,花费了很多的时间才能进入状态,却不知道状态是干出来的,而不是等出来的。
5.不得不走
要学会限制时间,不仅给自己,也给别人。一个人只有学会说不,他才能够得到真正的自由。
6.避开高峰
避开在高峰期搭车,避开在高峰期购物,避开在高峰期进餐,你可以省下很多的时间。
7.巧用电话
尽量通过电话来进行交流,沟通情况,交换信息。打电话前,要有所准备,通话时要直奔主题,不要在电话里说些无关紧要的话,或传达与主题无关的信息、感受。
8.成本观念
时间是一种成本,过了就过了,所以你要事先规划如何去用,要树立成本观念。
9.慎选朋友
多而无益的朋友是有害的,他们不仅浪费了你的时间、精力和金钱,也会浪费你的感情,甚至有的朋友还会危及到你的事业。
10.避免争论
无谓的争论不仅影响到情绪和人际关系,还会浪费大量的时间。
11.积极的休闲
不同的休闲会带给你不同的结果,积极的休闲,应该是有利于身心的轻松、精神的陶冶和人际的交往。
12.集腋成裘
生活中有许多零碎的时间都不为人注意,其实这些时间虽然短,却可以充分地利用起来。
13.提前休息
人需要休息,休息是为了走更长远的路,所以在疲劳之前,休息片刻,也就避免了过渡的疲劳所导致超时休息,又可以使自己始终保持一种较好的巅峰状态,从而大大地提高工作效率。
14.搁置的哲学
不要固执于解决不了的问题,你可以把问题记下来,让你的潜意识,或者时间稍稍等待一下,然后再去解决它们。
15.学会速读
绝大多数的书籍并不值得从第一页开始逐页细读,一般一部三、四百页的图书,有20页可取的内容就已经很不错了,你的任务就是把有价值的这一部分检索出来。在今天这个信息时代,需要速读,速读还要抓住重点。
16.机会成本
美国西屋电脑公司的总经理,他的办公室门上写有一句标语:“不要带问题给我,带答案来。”这是值得你学习的一句话。
【自检】
你能否进行有效的时间管理?请结合自己的实际情况回答下列的问题。
(1)你有随时记录的习惯吗?                       □有                □没有
(2)你是否经常注意到避开交通高峰?               □是                □不是
(3)你是否在晚上睡觉之前为明天的行程安排好计划? □是                □不是
(4)你是否充分利用电话,在工作中不打与工作无关的电话?□是                □不是
(5)如果你有重要的工作要处理,而你的同事找你聊天,你能巧妙地拒绝吗?□能                □不能
(6)你每天下班之前,是否将未完成的工作列入第二天的计划?□是                □不是
(7)你是否在工作中利用80/20法则?               □是                □不是
(8)你读书时经常采用速读的方法吗?               □是                □不是
(9)你是否善用平时的零碎时间?                   □是                □不是
【总结】
时间管理就是要发挥你的潜能,在21世纪飞速发展的商业环境中,最大的挑战来自于每天大量的信息,最佳管理的关键,就是你如何管理你的时间。时间管理是一种习惯。当你有好的习惯,你的时间管理就会越管越好,你的生命就会越来越丰富。
【心得体会】
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高效成就的秘诀(一)
——正确地授权
【本讲要点】
授权的概述
不会授权和要授权
授权的类型
授权的十大原则
如何接受授权
引  言
授权的定义
授权是指将一个管理者的职责内的任务转移到一个部属的身上,在托付完成工作的同时,也一并援权他完成任务所需要的权限与责任。但管理者保留并承担其管理行为责任,这是不能授权的。
授权的概述
授权的定义
授权是指将一个管理者的职责内的任务转移到一个部属的身上,在托付完成工作的同时,也一并援权他完成任务所需要的权限与责任。但管理者保留并承担其管理行为责任,这是不能授权的。
授权的优点
授权是领导人的关键性的作为,其直接或间接的好处非常可观。
◆帮助领导者自我减轻负担或节省时间去做更重要的任务。
◆有助于利用被授权的部属的专业知识以及经验。
◆对部属的工作意愿及工作的满意度常常有正面的影响。
例如一位总经理今天10点钟有客户来访,他可以授权给他的秘书去做接待工作,也可以授权给他的行政部主管去做接待工作,而在客人还没有到达之前,他可以去做更有价值的事情,而不必为来访做准备。
同时,他直接责成行政部的主管或者秘书去接待,就可以发挥他一个属下的专业能力。
他交代秘书去做,秘书会把它做得很好,交代一个行政主管去做,行政主管也会把这个事情做得更好,这样做可正面提升了他们对工作的满意度。
反对授权的阻力
只有少数的经理能够完美地授权,很多人都是心不甘、情不愿地授权,或者说是授权不足。这是因为他们对时间管理还不熟悉,有些人经常认为交代下属去做还不如我去做。
不懂授权的主管或者职业经理人,一个是他知识与能力太少,他害怕被批评,所以他就缺乏自信;另一个不知道如何去授权,表明他对责任的恐惧,害怕承担责任。他认为这个事情授权给别人不放心,他可以找出很多借口反对授权。总之,他缺乏时间管理的意识。
图17-1  反对授权的阻力图
授权的规则
授权时应考虑的因素有5个W和1个H:
◆WHAT              什么? 考虑哪些事情要做,哪些任务要个别处理,哪些结果要达成目标等。
◆WHO               谁?谁最适合执行或谁应该参与这项任务。
◆WHY               为什么?任务或工作的目标、动机。
◆HOW               如何?应该如何执行任务。
◆WHICH             用什么?使用哪些方法完成任务。
◆WHEN              何时?何时开始工作、何时结束等。
【自检】
假如你是公司的主管,在你的工作范围内,你是怎样授权的?你的授权有没有考虑到5W和1H?
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针对一次授权的经过,分析授权的5W和1H因素
不会授权和要授权
为什么不会授权
不会授权的管理者不是一个好管理者。
在时间管理的过程中,一直在强调的一件事就是不会授权的管理者不是一个好管理者。特别是你的管理职务越高,你的压力也越大,相对而言你的时间应该是更不够用,所以你应该学习授权。
常见的误区
不会授权的人总是认为自己做又快又好,比教别人做更省时间;或者担心部下做不好而不愿意授权;担心授权后无法掌握工作的状况。这些都是一些授权的误区,不信任别人能把事情做得跟自己一样好,喜欢自己很忙碌,感觉到没有我就不行,这证明团队沟通有障碍,也表明领导人不懂得授权之道。
从长远的角度来看,如果你不花点时间指导别人如何完成任务,你将给自己增加额外的负担。因为没人能取代你,如果你每一周要花一小时去做某件事情,而教会别人你要花两到三个小时,一年下来你将为自己节省最少50个小时。把任务分配给其他成熟的同事或者员工,你才有更多的精力去做更高层的活动,做更有价值的事情,你才能够运筹帷幄。如果你的工作没有其他人可以替代,你将无法升迁到更高的职位,因为没有接班人能做你的工作。
授权代表的是成长,不但是个人的成长,也是一个团队的成长。授权是一个事业成功之途,它使每个人都可以感受得到重视、信赖,进一步地使他们有责任心和参与感,整个团队也会齐心协力,人人都能够发挥自身所长,这个组织才会有活力,有了活力事业就会蒸蒸日上,所以无论在任何时代,一个杰出的或者一个有高效率的管理者或者领导者,他一定是一名非常高明的授权人,充分地授权是领导最佳的手段。
为什么要授权
事必躬亲与管理之间有很大的区别:事必躬亲的人,凡事都不会交授他人去做,他不放心。例如有不放心子女可以自己洗碗的父母,也有不放心别人自己打字的主管。管理者注重的是建立一种制度,然后汇集大家的力量共同来完成工作,例如分派子女洗碗的父母,把事情交代秘书去做的主管。
假设事必躬亲者花一个小时产生一个单位的成果,那么管理者经由有效地授权,每投入一小时,便可以产生10倍、50倍,甚至可以更大的成果。其中诀窍不过是将这一种授权的杠杆做一个小小的移动。(如图17-2)
你今天把A事项授权给一个人去做,把B事项授权给另一个人去做,他们两个在同一个时间完成事情比你一个人在同一个时间完成一件事情效益更大,这就叫做授权的杠杆。
图17-2  事必躬亲与管理者之间的区别
授权的类型
授权的两种类型
授权有两种类型,分别是下达指令型和充分信任型。
1.下达指令型
放不开手的管理者,坚持一个人独挑大梁,结果造成属下唯命是从,既不做任何决策,也不负任何责任。这种授权,管理者或授权者必须亦步亦趋地监督,下属没有机会成长,而管理者仍然是忙碌依旧。所以授权时千万不要去下达指令。
2.充分信任型
你要充分信任你的下属,充分信任型的授权才是有效管理之道。这种方式注重的是结果,不是过程,被授权者可以自行决定如何完成任务,并对结果负责。最初也许比较费时,但随着下属的成长,管理者会感觉到越来越轻松。而且当下属学会负责,并积累了经验,一旦时机成熟,你向更高的职务升迁的时候,你的下属也会因为你的升迁而得到进一步肯定。
充分信任型的授权双方必须达成共识
1.预期的成果
管理与被管理的一方需要预期的结果。双方需要沟通,讨论的重点是成果,而不是手段。例如你要交代一件事情给一个人去完成,你要讨论希望这个结果是一个什么样的情形,至于过程可以让他去做,这叫做充分信任。
2.双方充分沟通有规范
授权一定要有一个限度,所交代的事情要规范好。这件事情碰到什么问题你要找谁支援,或者你要跟你的上级主管禀报,甚至还有情形就是在沟通的过程,跟你下属授权的过程,千万不能造成职权越级或者职权的超越。
3.资源
交代一个人去完成一件事情,双方都必须确定可用的资源,包括人力,哪些人配合你来做;物力,你要用哪些东西;资金,技术,你要花多少钱;你要用到哪些技术,还有一些其他的资源,这些都是在授权之前必须经过充分信任得到沟通的。
4.确认任务完成后评估的标准
充分信任的授权要掌握和确认任务完成后评估的标准。
5.奖惩
根据评估的结果进行奖惩,包括经济上的奖惩和职务上的调整。
【自检】
充分信任型的授权是有效的管理之道,需要授权双方达成一定的共识。你有授权的经历吗?在授权的过程中双方达成了哪些共识?哪些不能达成共识,分析其原因。
评估的标准
奖惩
授权的权限应因人而异
1.对不够成熟的人
你的目标不必定得太高,只要详尽,并且要充分提供支援,必要时要提供培训,监督、考核要频繁一点,奖惩也必须要直接。对不够成熟的人,就必须要授权交代他去完成某件事情。授权实际上是一门艺术,一个不够成熟的人可能他的知识水平,他的环境因素,或者说他过去所受教育的情况,以及他对一些事情理解的程度都不尽相同。特别是对一个团队新进来的人,你怎么样去授权,这些都是你时时刻刻要考虑的问题,授权的权限要因人而异。
2.对于成熟的人
你可以分配挑战性比较高的任务,或者精简指示、简单扼要,告诉他怎么做,减少监督考核的次数,重视最终的结果;对于不成熟的人,你要稍微多用一点心去指导他。对于一个成熟的人你只要告诉他结果,对他监督的次数可以少一点,这就是因人而异。
授权的十大原则
(1)尽量及时的授权
一个团队里每一个人都有不同的任务在身,而不同的任务综合起来,就是这个团队需要完成的任务。但是有很多突发性的事情,一个领导者如何善用这个团队的资源去把整个任务完成。一个领导者首先要有魅力,有自己做事的风格。一个领导者对团队的人员的信任是非常重要的,所以要尽量地及时授权。
(2)明确分配工作,必须了解下属的能力与才干,说明“做什么”,而非“怎样去做”
因为达成目标的方法有千百种,今天你要到一个地方去,你可以骑自行车去,可以开车去,也可以乘出租车去,所以你有不同的方式可以达到目标,而你强调的是一种做什么,而不是怎样去做,如何去做。
(3)要授予权力,提供资源
授权不是你撒手不管,而是你要给他适当的权力,说明目标与期望,以及评估的标准。
(4)说明目标与期望以及评估的标准
(5)注重成效
成是成果,效是效率。授权要强调成效和结果。
(6)不能重复授权
(7)由简至繁,循序渐进向下授权
注意一个新人你不可能给他很多的任务,你可能要从最最简单的开始;一个资深成熟的人,相信他有经验,要不断地加重他的责任,或是赋予他更多的权利。
(8)出现困难时,要帮助寻找解决困难的方法
(9)不能姑息“倒授权”的行为
(10)你仍然要承担责任
如何接受授权
授权的目的是教你如何去节省时间,你的工作是在最有价值的地方,所以在授权时你要意识到别人时间的宝贵,确保你不要浪费别人的时间。当你得到有关信息时,务必迅速传递,如果别人得到你的信息太晚,仍然根据原来的指示工作,就会浪费他们的时间。
当别人把工作交给你的时候,如果你忽略了把要求完全地传达给他,你就会把宝贵的时间用在不需要做的事情上,而不是用在实际该做的事情上。为了避免这种返工浪费时间,开始咨询任务前,一定要确认清楚。
◆为什么要做这件事
◆确定的目标是什么
◆要求什么时候完成
◆以什么样的形式展开
◆可以获得什么样的支持或资源
以上都是接受资源、接受授权应该掌握的授权之道。
【总结】
不会授权的管理者不是一个好管理者。授权在时间管理中发挥着重要作用。授权是一个事业成功之途,充分地授权是领导群体最佳的手段。授权有下达指令型和充分信任型两种类型,充分信任的授权是管理之道。授权和接受授权都需要掌握基本原则。
【心得体会】
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如何有效地组织会议
【本讲要点】
会议的必要性
会议的准备
会议的进行
会议的结束
在工作中,最常见的就是开会,而开会在人们心目中又往往是浪费时间的代名词。那么怎样的会议才算成功?
◆在最短的时间内达到会议目的。
如果你将组织一次会议,你如何才能有效地组织一次成功的会议呢?主持成功会议有十个要素。这些要素是:什么情况下有必要开会,什么情况下没必要开会,开会的人选如何确定,开会的议程怎么去准备,会前怎么准备,会议怎么开始,会议中如何去遵守时间,如何主持及控制会议,会议的总结及会议记录。
会议的必要性
什么情况下有必要开会
开会开得好是一种效率,开得不好就是浪费时间。因此首先应确定哪些情况下必须开会。
◆需要通过讨论来获得最佳的决策,需要开会。
◆需要听取多方面的意见,获得别人的支持需要开会。
◆需要听取不同的意见,达成共识,共同完成某项工作需要开会。
◆传递会议的内容复杂但是很重要,要求所有的人都要正确理解的需要开会。
◆身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用,可以激励士气。例如保险公司,有一个层会,层会必须通过语言的表达,通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。
◆汇报项目的进度,协调多方的合作需要开会。
什么情况下没必要开会
开会需要花费,需要人的时间和精力,每次召开会议之前应该仔细地考虑,是否有必要开会,有没有其他的方式可以比开会更有效。以下的情形就没必要开会:
◆传递一般信息给许多人,你可以用电子邮件分发。
◆已经有例会了,你可以安排在例会上讨论。
◆资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加,不用开会。
◆你是决策的人,并且你应该知道,让其他人来参加可能会把事情复杂化,并且拖延时间。这种情况下,也不必开会。
会议的准备
与会人选的确定
如果会议必须开,谁来开会,要看与会者是否能够符合以下要求:
◆会议决策的执行者或者会议决策的参与者
◆与会主题相关的专业人士能不能到场
◆开会时提供特定咨询的人
【案例】
如果今天要开一个新产品发布会,参加会议的人有哪些?决策者可能是总经理,可能是比总经理更高职务的董事。新产品开发的发布会,开发部的人是不是要参加?开发部的主管要参加吗?销售部要不要参加?采购部相关原料的采购是不是属于相关人员要不要参加?同时开会时提供特定咨询的人,是不是也要参加?
一个会议确定合适的人选很重要,跟这个会有关的或者参与决策的,或者是有协调部门的,有特定咨询的人,你都要去考虑。会议的效果和与会者人选是否合适是非常相关的。如果刚才一个产品发布会采购部的人不在,这个原料在制造的过程中,可能会影响到价格,或者说这个原料可能要进口或者现在可能是不好得到,因此产品定价就会稍微高一点。如果采购部的人不在,他怎么知道这个价格呢?市场部怎么来定价呢?所以会议的效果与参会者紧密相关。
人数方面呢?如果人数多的话,就要考虑是否所有人都需要从头到尾参加,有的会议是列席,也可在某个阶段参加,提供意见以后就可以离开,或者只参加相关的议题。
准备会议的议程
写明会议开始时间和结束时间:
◆给每一项议题分配时间,时间以分钟来计算。
◆会议的议程应具备的内容:日期、开会的时间、地点、开始时间、结束时间、会议的主题。
◆议程应该事先发出,以便各部门提前准备。
【自检】
请填写会议议程表。
会议主题:_________________________________________________________
会议日期:__________________________________会议地点:________________________
开始时间:__________________________________结束时间:________________________
会议议题:
(一)_________________________________________________________(时间:  )
(二)_________________________________________________________(时间:  )
(三)_________________________________________________________(时间:  )
(四)_________________________________________________________(时间:  )
(五)_________________________________________________________(时间:  )
(六)_________________________________________________________(时间:  )
会前准备
(1)提前通知与会者需要准备的内容,并分发会议议程。
(2)预定会议室,包括会议室的环境,有多少人参加准备多少椅子,需不需要摆姓名牌、茶水等等,这好像都很简单,可是稍微有一点疏忽都有可能造成会议失败。
(3)会议室的桌椅安排要确保每个与会者都能看得到屏幕,或者都能够看得到主持人。
(4)设备的设置(电脑、投影机、投影仪、屏幕、灯光等)。
(5)准备好与会的资料。
(6)会议前分发上次会议行动计划进展情况的汇报(如果有)。
【自检】
请填写会议准备检查表。
(1)会议目的:___________________________________________________________
(2)是否一定要开会才能达到上述目的?               □是           □不是
(3)会议的主题:_________________________________________________________
(4)会议的时间:_________________________________________________________
(5)会议的地点:_________________________________________________________
(6)会议的议程:_________________________________________________________
(7)会议主持人:_________________________________________________________
(8)出席者:_____________________________________________________________
(9)是否准备名牌:                                □是            □不是
(10)是否有资料随会议通知单发放:                 □是            □不是
(11)是否有辅助器材:                             □是            □不是
(12)出席者座位安排:_____________________________________________________
补充项目:_______________________________________________________________
_________________________________________________________________________
召开会议——会议的进行
遵守时间
◆守时是开好会议的一个主要因素,从大家坐定开始,主持人就要严格地注意时间,不要浪费时间。
◆准时开会,即使还有人没有到。这是一个领导者或者主持会议的人的素养。
◆告诉与会者开会的目的和意义。
◆要把闹钟放在能够看得到的地方,并且将闹钟调到会议结束前10分钟,到时让它响,以便你有时间做总结。
这种工作一般在外国公司做得最好,他们开会都是会议一开始主持人、总经理,或者CEO:“OK,我们现在开会,这儿有一个时钟,现在的时间是下午2点,我们将在下午4点钟会议结束。”当闹铃响的时候会议准备结束,他可能提前10分钟拨上让闹钟响,给主持人预留总结的时间。这是一个很好的习惯。
如果时间超过一个半小时以上,中间应该安排短暂的休息,让与会者休息一下。
◆与会者发言应该设计时限,控制在多少分钟之内。
◆准时结束会议,如果进展顺利,可以提早结束。
会议的开始
(1)会议开始之前,介绍与会者(如果互相不认识)
如果是互不认识的话,首先要介绍与会者。这是一个礼貌,因为如果你没有介绍不认识的客人,会给人造成一种不被尊重的感觉,想想看,一个人在开会时如果不受到尊重,请问这个会议有效吗?如果没有效的话,你虽然没感觉,但已经浪费了别人的时间,这个会议跟时间管理是息息相关的。
(2)说明会议规则
今天的会议是一个什么样的会议,第一不准抽烟,第二请所有的人把呼机、手机全部关掉,第三请所有的人不要随便走动。
(3)介绍会议的议程
(4)指定会议的记录员
主持、控制会议
1.收集信息、鼓励发言
如果会议不是在听主持人说,会议也不是在听承办单位说,会议可能是解决问题,可能是作一个信息的传达,还可能是做一个会议的讨论,特别是对事情的讨论协调等。
怎么样鼓励大家发言,对此你可以提问与会者:大家对此有什么意见?各位对这个产品有哪些看法?大家也可以看一下这个产品怎么定价?
主持会议的人要学会点将法,一定要学会打破冷场。
主持会议的人一定要注意避免走题。走题是浪费时间,是会议的失败。明确会议的目标和内容,抓紧议程,严格按照议题逐步讨论。
2.中断冗长的发言
◆表示理解发言者的观点和意见,及时让他中断,向别人发问。
◆还有一种就是处理与会者之间的争论,会议主持者应该表明立场。
◆打断讨论,征求沉默者的意见,这也是控制会议的一种诀窍。
3.维持会场次序
作为会议的主持人,选择能够同时看得见所有与会者的位置,可以看到全场。规定同一个时间内只有一个人发言,禁止有些人交头接耳。保持与会者的注意力。对开小差那种中途遛班的或者一直沉默的人你可以用提问法让他参与讨论,即提示他发言。
会议的结束
会议的总结
开会也是一种激励作用,所以你要善于去做小结。会议结束前应该由主持人总结会议讨论的结果,以达成一致的方案,确认行动计划。行动计划至少要明确由谁执行什么任务,何时完成。
主持人应该确保每个与会者都对采取的行动做出承诺。
会议记录
每次会议都要有记录文件存档,目的是方便以后补充。同时可以作为下一次会议的参考,并保证与会者没有借口声称不知道会议上讨论的任何事情。很多中小企业往往都忽略这一步,他们有开会,有记录,但是会议记录从来没有整理过。所以为什么有的小企业做不大,为什么大企业越做越大,都是来自于他们知道善用会议,知道会前准备,知道会议的议程,知道会议的控制,知道时间的重要性,知道会议的成本,他们更知道会议的承诺,他们有更好的会议记录,会后他们知道跟踪。
会议记录必须包括会议主题、会议日期、出席者名单,那些缺席的人,何人做何事等等都与会议有关。
【自检】
根据会议计划表检查会议的要点。
【总结】
会议是沟通协调的一个重要手段,开会开得好是一种效率,开会开得不好就是浪费时间。在最短的时间内达到会议目的,才是一个成功的会议。首先决定会议是不是有必要开。如果有必要,就要进行会议的准备,包括与会人员的选择、准备会议的议程、进行会前的准备。有效地进行会议,要求遵守时间,会议主持人要控制会议。会议结束前要对会议作总结,同时有效的会议还要有符合标准的会议记录。
【心得体会】
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目标设定的步骤
故  事
有一名18岁的高中学生,她在高中的时候去看了一部电影,那部电影描述的是法国巴黎铁塔。她对这部电影印象非常深刻,她就给自己许下了一个承诺,等她毕业的时候她一定要去巴黎参观一下巴黎铁塔。结果高中毕业就忙着考大学。她的梦想是在高中就酝酿而成的,大学四年她就一直对自己期许,等她大学毕业以后她想去一趟。大学四年很快就过去了,但是她的梦想并没有实现。当大学毕业以后,她就急于想找一份安定的工作,当她找到工作的时候,她又说等她工作稳定的时候她一定要去巴黎。而在她工作稳定的时候她又开始恋爱了。谈了恋爱她又跟自己做了一个许诺,等她结婚她一定要去一趟巴黎。结果结婚以后就是家里的柴米油盐酱醋茶,接着她怀孕了。她又想等她生了小孩她再去巴黎玩。但是生了小孩以后,她目标也转移了,开始忙着照顾先生,处理家里的事情,还要去照顾小孩。
当时她又给自己做了一个许诺,等孩子长大了,她一定要去巴黎玩。这个梦就从高中到大学时代到她工作到她结婚,到她生了孩子,一直到孩子也长大了。后来,她的孩子结婚了,也生了小孩。有一天这名女人已经老态龙钟了,说了一句话,嗨,我这一辈子最渴望的就是有一天去巴黎玩。而这个时候她已经躺在病床上了。
从这个故事里可以体会到一件事情,每个人在每时都会由于外界的一些环境或者信息的影响而产生很多很多的梦想,而就在这过程中,他们都曾经想过要去哪里或者曾经说过要做些什么事情,就因为仅仅想过而没有去做,最后等到年龄大了后悔已晚。如果上述故事中的她当时马上去做的话,其结果会完全不同。
对于你的人生来说,有一个多年的计划,这个多年的计划,如果能够焦距越来越集中的话,它就可以成为你人生的目标。你的人生目标应该要细分到不同的领域,有你健康的目标、家庭的目标、工作的目标、人际关系发展的目标、理财的目标、你成长的目标、甚至有休闲以及心灵成长的目标。你就是因为有梦想,才能把梦想变成多年的计划。
把这些计划设定为目标,实际上就是以未来为取向的思考。要达成这些目标当然是有一定条件的,这些条件就是达成目标的十二个步骤。
达成目标的条件
把这些计划设定为目标,实际上就是以未来为取向的思考。要达成这些目标当然是有一定条件的,这些条件就是达成目标的十二个步骤。
1.强烈的欲望
首先对这个目标你是不是非常想达成,这是一个关键的因素,如果没有强烈的欲望,这个目标是很难实现的。你多年的欲望,如何让它美梦成真,关键在于你对这个目标是不是拥有一种强烈的欲望。
2.信念、信仰、信心
第二种情况你对自己的目标是不是有坚定的信念,或者有坚定的信心,你的信心的程度是怎么样,如果没有,对你目标的实现可能还有一段差距。
3.白纸黑字写下来
设定目标是要把多年的计划,浓缩再浓缩,白纸黑字明确具体地写下来。
4.要问自己怎么做
你每一天的工作,你的生活,甚至你的思想,你的言行是不是都朝着这个目标方向前进。因为你做的每一个决定,只能有两种结果,一种是离你的目标很近,一种是离你的目标很远。
5.分析现在的位置
目标比较一下,好好地分析自己,然后你就必须继续地往前努力。
6.你有哪些障碍
包括时间的障碍、金钱的障碍、技能的障碍等,这些障碍你要怎么样去克服。
7.所需要的知识
你的知识程度怎么样,要达到人生目标,你必须具备什么样的知识程度。
8.谁是你的客户
你要看准,支持你的是谁?当然第一就是你自己。同时你的家人支持你吗?你的朋友支持你吗?
9.坚持不懈地努力
如果你不坚持不懈地努力,一切免谈。
【自检】
请你制定达成目标的12个步骤:
日计划
日计划的五个步骤
日计划就是每天要花一些时间规划你的活动。你曾经做过计划,付诸行动的就是你的每一天。无论选择何时你都可以写下你当天的工作,即使你的日计划仅能成为一个有效快速的过程(工具表单)。
日计划的五个步骤:
(1)写下任务
(2)估计做事的时间长短
(3)留些缓冲时间给未预见的事情(60/40规则)
(4)确定优先顺序,简化及授权
(5)追踪与检讨
在日计划中,复习你的人生计划,复习你的年度目标,同时也复习你的月重点目标,也复习你的周目标,因为你每天都在做一件事情,在你的脑海里,第一次想的就是你多年的计划,就是你的人生目标,你一直都在想的一件事情就是你把它白纸黑字地写下来,有了年计划,你就有月计划重点、周计划重点,有了计划重点就会引导你的日计划,你做这些事情有没有离你的目标更近,如果你做得不好,就离你的目标更远。
你每天所做的事情,是否与周目标相吻合。或者说累计成一周以后,你所做的事情是不是跟你的月目标相吻合,而你每个月做的事情是不是跟你的季目标相吻合。你今年所做的事情是不是跟你的人生目标相吻合。长期的目标是否制定非常具体、非常合理,而且有时间可以完成,甚至你设定一个期限,有了这些以后,你才能够逐步地安排到你的月计划、周计划,这样便可以了解到日计划的重要性。
【自检】
制定你的日计划:
日计划的五个步骤的好处
◆你可以对第二天有较好的心理准备
◆集中到重要事情上
因为你在一开始在规划里就已经白纸黑字地重复了你的人生目标、你的年度计划、你的月目标重点、同时你也重复了你的周目标重点。几个步骤下来,你应该知道你明天该做什么。
◆借着任务整合,合理地达成你想要的目标。
◆你可以控制你人生目标或年度目标的进度。
【总结】
要把你多年的梦想变成多年的计划,把多年的计划设定一个目标,然后再逐步地成为你的年计划,成为你的季计划、月计划,甚至成为你的周计划、日计划。在这些过程中,就要靠你每一天去把它做好。因此,日计划在时间规划系统中起着重要的作用。日计划的步骤是:写下任务,估计做事的时间长短,留些缓冲时间给未预见的事情,确定优先顺序、简化及授权,最后追踪与检讨。日计划的五个步骤有许多的好处。
【心得体会】
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高效时间管理
有效的个人效率管理
概  述
每个人都很想成功,美国一位名人保罗说过:成功是什么,成功就是逐步实现预先决定好的计划。成功等于目标,你把你的目标实现了,你就成功了。
要成为一名高效率的现代人,首先你要设定目标;第二要规划;第三要决策,就是你自己决定该怎么做,设定一个期限,设置一个决定;第四步开始准备,你要事先安排,逐步地努力;第五步,你还要逐步地检查,你每天所做的是不是离你的目标很近,如果很远,那叫做没有计划,或者说你的计划值得商榷;最后是咨询与沟通(如下图)。
图20-1  个人效率管理
你要把你的目标设定得很完善,就可以管理好你的时间。控制时间就是时间管理,你要把你的每一段时间都能控制得很好,你要对时间做规划,根据决策把你的每一段时间很好地利用与安排。同时在执行过程中,你要学习的是检讨,也只有这样不断地去循环,最后借助咨询与沟通,才能够让自己更有效率。
原则
1.一致
个人的价值与远景角色,目标工作重点与计划,欲望与自制力都应该是和谐一致的,你做的每一样事情,不是离你的目标近,就是离你的目标远。所以你的角色、你的目标、你的工作重点、你的计划,都要前后一致。
2.平衡
管理方法有助于生活的平衡发展。今天你工作很顺利,家庭不幸福,那就不平衡;或者你的工作很好,你的人际关系不好,那也是不平衡的;所以提醒你扮演不同的角色,以免忽略了幸福家庭、个人发展等重要的人生领域。有人认为某一方面成功就可以弥补其他方面的遗憾,但那并不是长久之计,也不是万全之计。难道事业的成功能替代婚姻的破碎吗?
难道身体的虚弱或性格上的缺憾能弥补工作吗?这些都不可以,所以必须要有平衡感。
3.有重心
理想的管理方法会鼓励并协助虽不紧迫但极为重要的事情。通常最容易奏效的方法,就是以一周为单位制定一个周计划。每周7天,每天各有不同的重点,但基本上是以7天为一体,相互呼应,如此安排你的工作、安排你的人生……秘诀在于不要先定出时间和先后顺序,而要就事件本身的重要性来安排你的工作或办法。
4.有人性
个人管理的重点在于人,不是在于事。固然要讲究效率,但以原则为重心的人更要重视人际关系的得失。有人性的个人管理有时会牺牲效率。
5.能变通
管理方法是为人所用,不是一成不变的,需要根据个人的作风与需要随时加以调整。可能有的人以家庭为中心,有的人以工作为中心,有的人以休闲为中心,所以任何的管理方法,都是在随着或者是朝着你人生的目标在前进。
6.携带方便
如果你没有管理工具,你要学会运用管理工具,随时记录你每周每日的事情。
●管理工具必须便于携带,随时可供参考与修正
●可使用电子记事簿或普通记事簿
●建议采用以周为单位的时间管理方式
有效的个人时间管理步骤
确定角色
首先确定个人的角色。如果以前不曾认真考虑过这个问题,可将此事闪过你的脑际。除了你自己、父母、妻子、儿女、职员、老师、经理,凡是属于你定期投入的时间、精力都可纳入其中,不必想得太严肃。只需要考虑未来一周你应当扮演好的角色。如果你是一名销售人员,你的角色就是创造更好的销售业绩;如果你是一名经理人,你的角色就是使这个团队士气高昂并把任务更快速地完成。
选择目标
每一个角色都有每个角色的目标,但需要注意的是这些短程目标应当同中级目标有联系。你每一周达成的目标要跟你的月目标有联系,你每个月达成的目标要就跟你的年度目标有联系。倘若你未确定中级目标,也可以为自己设立一个重要目标,而且在未来一周的目标中,必须有一些是属于真正重要但是并不紧迫的事情。
安排进度
进度的安排可以根据所列的目标来安排7天的行程。例如目标之一是完成个人使命宣言的初稿,你可以在星期天抽出两个小时完成此事,通常来说星期天是思考如何规划下周事情最好的时候。同时你也要列出锻炼身体的目标,甚至于你的知识目标、成长的目标、与家人相聚的目标、人际关系的目标等等。
逐日调整
每天调整,应依据你的计划安排事情的大小。世界是不断变化的,总会发生你未曾预料的事情,因此对计划要及时地进行调整。
善用时间的良好习惯
(1)工作要有明确的目标。每件工作事务的处理都为一定的目标服务,明确目标,少走弯路,减少无谓的时间消耗。
(2)做事有计划——明白自己将要做什么。
(3)真正把时间看得很宝贵——时间是财富。
(4)懂得处理事情的轻重缓急——懂得做先做的事。
(5)凡事不能拖延——今天能做的事今天做,并让你的下属也知道你的习惯。
(6)重要的事重点对待——懂得关门做事。
(7)要为下属形成一些习惯和程序——让他们知道什么时候该做什么和不做的后果,根本不需要你的催促。
(8)懂得分工授权——实际上下属可以帮你处理许多烦琐事务,你花很多时间处理小事情是非常不明智的。如果管理者能区分和运用这些原则,将使自己迅速抓住和解决主要矛盾,工作效率大为提高。
(9)不要贪大求全和拘泥形式——做事情看效果,而不一定看是否所有的程序都走到。
(10)克服完美主义倾向——不在于事情办的多么漂亮,而在于事情与目标的一致性。
(11)不要去处理重复出现的事情——这样的事你应该总结一下,看看能不能程序化,或者把引起这件事情的原因杜绝掉。
(12)善于利用零星时间——一个人难免会有等人、等车、买菜等的时候,利用这些时间来整理思路或看书等。
(13)有的事情可以一心几用——例如边看电视边整理内务。
(14)学会说“不”——无谓的应酬可能浪费你大量的时间。
(15)学会利用工具——利用电脑可以使你高效得到所需的信息或减少重复的文字工作,利用记事本、通信录、台历等有助于你有计划地利用时间。
【自检】
你有善用时间的良好习惯吗?请结合自己的实际情况回答下列的问题。
(1)你的每项工作有明确的目标吗?                □有     □没有
(2)你做事要事先制定计划吗?                    □是     □不是
(3)你真正把时间看得很宝贵而珍惜时间吗?        □是     □不是
(4)你懂得处理事情的轻重缓急,对所有的事项排列优先顺序吗?□是     □不是
(5)你有做事拖延的习惯吗?                      □是     □不是
(6)你是否经常授权给你的部下却不常检查或指导?□是     □不是
(7)你做事是否有完美主义倾向?                  □是     □不是
(8)对于处理重复出现的事情,你是否把它格式化、程序化?□是     □不是
(9)你是否善于利用零星时间?                    □是     □不是
(10)你是否对你的时间统筹分化,例如有的事情可以一心几用(如边看电视边整理内务)?                                                        □是     □不是
(11)你是否运用电脑、记事本、通信录、台历等时间管理工具?□是     □不是
【总结】
彼德·杜拉克说过:不会管理时间你就不能管理一切。学习时间管理,目的是希望在你未来的历程中每一天的工作都是有效率的,每一天的效率都离你未来的目标更接近。更重要的是所有的目标实现都在于两个字——行动,没有行动是没有结果的,所以一切的努力来自于你是否有强烈的欲望愿意行动。运用时间管理规划,进行有效的个人时间管理。如果你愿意,成功就离你很近。